Afficher les horaires détaillés (outil Plannings)

Affichez les horaires détaillés de votre équipe dans l'outil Plannings. Votre équipe est affichée par défaut si vous appartenez à une équipe. Utilisez le filtre ou la recherche pour afficher les horaires de toute équipe ou site pour lequel vous avez des autorisations de visualisation. Vous pouvez également sélectionner d'autres filtres, tels que des compétences ou des groupes de compétences, pour afficher les agents en fonction des compétences qu'ils possèdent.

La vue des Horaires contient une présentation visuelle des shifts, triés par heure de début des plannings. Survolez toute activité ou absence avec le pointeur de la souris pour afficher de quelle activité ou absence il s'agit, ainsi que son heure de début et de fin.

Ajoutez des activités et des absences aux horaires des agents ou utilisez le glisser-déposer pour déplacer des activités ou changer la durée d'une activité.

REMARQUE Si d'autres utilisateurs apportent des modifications aux horaires pour la date sélectionnée et les équipes sélectionnées, le bouton Actualiser est disponible. Cliquez sur le bouton Actualiser pour charger les dernières modifications des horaires.

Prérequis

Vous avez l'autorisation Web > Plannings.
Vous avez l'autorisation Web > Plannings > Exporter les horaires pour exporter les horaires.
Vous avez l'autorisation Web > Plannings > Modifier l'emplacement.
Vous avez l'autorisation Fonctions Universelles > Voir plannings non publiés.
Vous avez l'autorisation Fonctions Universelles > Voir plannings.

Emplacement de la page

WFM > Plannings

Procédures

Sélectionner les agents

Sélectionnez les équipes, sites, compétences ou pages de groupe pour les agents. Combinez plusieurs éléments pour afficher les agents avec une combinaison spécifique de paramètres.

EXEMPLE Les sites de Londres et de Paris et le contrat à temps plein sont sélectionnés. Les agents qui ont le contrat à temps plein et qui travaillent dans l'un ou l'autre des sites de Londres ou de Paris sont affichés.

REMARQUE Vous ne pouvez pas sélectionner à la fois des compétences et des groupes de compétences en même temps. Si vous sélectionnez une compétence, tout groupe de compétences précédemment sélectionné est retiré de la sélection, et vice versa.

Cliquez sur Sélectionner les sites / les équipes / les compétences. Lorsqu’une sélection est déjà faite, le champ montre les éléments sélectionnés.
Cliquez sur une flèche pour développer les Sites, Compétences, Groupes de compétences, ou toute page de groupe et sélectionnez ensuite les cases à cocher pour les catégories que vous souhaitez ouvrir. S'il y a de nombreux éléments dans la liste, tapez dans le champ pour trouver un élément plus facilement.

Trouver un agent

Sélectionnez le champ de Chercher.
Entrez le nom de l'agent ou un numéro d'employé et sélectionnez la touche Entrée. Vous pouvez entrer un numéro d'employé complet ou partiel.

REMARQUE Vous ne pouvez pas afficher plus de 500 agents à la fois. S'il y a une erreur de limite, vous pouvez limiter les critères de recherche pour voir moins d'agents.

Sélectionner une date

Cliquez dans le champ de date pour sélectionner une date spécifique.
Utilisez les flèches à côté du champ de date pour passer au jour précédent ou suivant.

REMARQUE La date que vous sélectionnez affecte quels agents vous voyez. Par exemple, si vous consultez les horaires de l'équipe A, la liste montre l'horaire des agents qui appartiennent à l'équipe A à la date sélectionnée.

Changer de fuseau horaire

Si vous êtes dans un fuseau horaire différent de celui des agents sélectionnés, vous pouvez sélectionner une option pour utiliser votre fuseau horaire ou l'un des fuseaux horaires des agents.

REMARQUE Les agents qui sont dans un fuseau horaire différent de celui actuellement sélectionné sont indiqués par une petite icône de globe à côté de leur nom.

Cliquez sur l'icône de globe d'un agent pour passer à leur fuseau horaire, ou cliquez sur le fuseau horaire indiqué au-dessus des horaires et sélectionnez le fuseau horaire auquel vous souhaitez passer.

Trier les plannings

Les plannings sont par défaut triés par heure de début. Vous pouvez choisir de les trier en fonction, par exemple, du nom de l'agent ou du nom de l'équipe.

Cliquez sur Trier en haut de la colonne Nom.
Sélectionnez par quoi trier.

Modifier les plannings

Il existe de nombreuses modifications de plannings que vous pouvez effectuer dans Plannings.

Afficher les informations de l'agent

Sélectionnez un site, une équipe ou une compétence ou recherchez un nom pour afficher un agent.
Survolez le nom de l'agent et cliquez sur l'icône d'Informations concernant l'agent.

Les informations de base pour l'agent sont affichées. Cela inclut le site et l'équipe auxquels l'agent appartient, le contrat, le calendrier de contrat et le pourcentage à temps partiel qui leur sont attribués, ainsi que les compétences qu'ils possèdent.

Afficher la catégorie d’horaires

La catégorie d’horaires, avec le nom court et la couleur, est affichée à gauche du planning.

Survolez la catégorie d’horaires pour voir le nom complet.

Afficher la couverture

Affichez la couverture pour voir comment vos modifications des plannings affectent les niveaux de personnel.

Activez l'option Montrer la couverture.
Le personnel est affiché pour un résumé de toutes les compétences liées aux agents.
Cliquez sur n'importe quelle compétence pour afficher les niveaux de personnel pour cette compétence particulière.
Survolez n'importe où dans la vue de la couverture pour afficher une ligne indiquant le même moment dans la vue des plannings. Cela fonctionne aussi dans l'autre sens.
Sélectionnez Utiliser réduction pour afficher le volume prévisionnel avec la réduction appliquée.

REMARQUE Les informations sur le personnel sont immédiatement mises à jour par toute modification des prévisions et par les modifications d'horaire effectuées dans les outils de planification Web ou par le biais de demandes. Les modifications apportées dans le module Plannings dans le client WFM sont visibles dans la vue du personnel dans l'heure.

Afficher les avertissements

Activez la fonction d'avertissement et sélectionnez pour quelles règles afficher des avertissements. Les avertissements sont affichés à côté de la catégorie d’horaires. Vous pouvez survoler l'avertissement pour voir quelles règles sont enfreintes.

Cliquez sur Propriétés.
Activez Montrer les avertissements.
Sélectionnez les cases à cocher pour les règles de travail pour lesquelles afficher des avertissements.

Afficher les emplacements des agents

Montrez quel emplacement occupent les agents.

Cliquez sur Propriétés.
Activez Afficher les emplacements.
Cliquez sur Emplacements pour voir le nombre total d'agents à domicile ou au bureau. Si vous dépassez la capacité d'accueil, le nombre d'agents apparaît en rouge. Vous pouvez également voir l'emplacement d'un agent à côté de son nom.

Afficher et modifier les sites et équipes des agents

Montrez dans quels sites et équipes se trouvent les agents.

Cliquez sur Propriétés.
Activez Afficher les noms des équipes.

Filtrer pour n'afficher que les horaires avec une activité sélectionnée

Appliquez un filtre pour n'afficher que les shifts qui contiennent une activité sélectionnée. Cela est utile pour voir qui est programmé sur l'activité ce jour-là, ou pour trouver qui vous pourriez déplacer de cette activité vers quelque chose de plus urgent.

Cliquez sur Filtre.
Activez Afficher uniquement les équipes avec une certaine activité.
Sélectionnez l'activité dans le menu déroulant Sélectionner une activité.

Seuls les quarts contenant l'activité sélectionnée sont affichés.
Désactivez Afficher uniquement les équipes avec une certaine activité lorsque vous souhaitez retirer le filtre.

Filtrer pour n'afficher que les agents avec des absences sélectionnées

Appliquez un filtre pour n'afficher que les agents avec des absences sélectionnées.

Cliquez sur Filtre.
Activez N’afficher que les quarts de trvail présentant certaines absences.
Toutes les absences sont sélectionnées par défaut. Si certaines absences ne doivent pas être affichées, cliquez sur X pour les retirer.

Seuls les agents ayant les absences sélectionnées sont affichés.
Désactivez N’afficher que les quarts de travail présentant certaines absences lorsque vous souhaitez retirer le filtre.

Enregistrer une recherche de site, compétence ou nom

Enregistrez une recherche fréquemment utilisée, afin de pouvoir la réutiliser plus tard. Les recherches enregistrées sont personnelles et ne sont affichées que pour vous.

Effectuez la recherche que vous souhaitez enregistrer comme favori. Cela peut inclure la sélection de sites, équipes, compétences et groupes de compétences dans le menu Sélectionner les sites / les équipes / les compétences et la saisie d'un nom dans le champ de Chercher.
Cliquez sur l'étoile de Recherche favorie.
Entrez un Nom pour la recherche.
Cliquez sur Sauvegarder.

Ouvrir une recherche enregistrée

Affichez les résultats d'une recherche précédemment enregistrée.

Cliquez sur l'étoile de Recherche favorie.
Sélectionnez la recherche à ouvrir.
Le résultat de la recherche que vous avez sélectionnée est chargé.

Sélectionner une recherche enregistrée pour l'utiliser par défaut

Utilisez l'une de vos recherches enregistrées comme recherche par défaut. Le résultat de cette recherche est chargé la première fois que vous visitez l'outil Horaires après vous être connecté.

Cliquez sur l'étoile de Recherche favorie.
Survolez la recherche pour la définir par défaut et cliquez sur l'étoile sur cette ligne. L'étoile devient noire pour indiquer qu'il s'agit de la recherche par défaut.
Si vous ne souhaitez plus que la recherche se charge par défaut, cliquez sur l'étoile noire.

Exporter les horaires

Exportez les informations sur les horaires vers Excel pour une équipe sélectionnée et une période de date. L'exportation des horaires montre le nom, le numéro d'emploi, le site et l'équipe de chaque agent. Vous pouvez choisir d'inclure les informations de trois colonnes optionnelles.

Les informations sur les horaires sont présentées dans une colonne par jour dans la période de date sélectionnée. Pour chaque agent et chaque jour, les horaires programmés sont affichés avec le nom court de la catégorie de shift et l'heure de début et de fin. Les jours de congé et les absences d'une journée entière sont affichés avec le nom du jour de congé ou de l'absence.

Cliquez sur Exporter les horaires.
Sélectionnez le Groupement d'agents pour lesquels vous souhaitez exporter les horaires. Vous pouvez sélectionner les agents en fonction de la hiérarchie de l'entreprise, des compétences, des groupes de compétences ou des pages de groupe.
Sélectionnez la période pour laquelle exporter les horaires. La période maximale pour l'exportation est de 31 jours.
Sélectionnez le Scénario pour lequel exporter les horaires.
Choisissez un Fuseau horaire dans lequel afficher les heures de début et de fin.
Cliquez sur le champ Colonnes optionnelles et sélectionnez les cases à cocher pour les colonnes optionnelles que vous souhaitez inclure. Vous pouvez sélectionner un maximum de trois colonnes optionnelles.
Cliquez sur Sauvegarder pour exécuter l'exportation.