Detaillierte Zeitpläne anzeigen (Plänetool)

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Zeigen Sie die detaillierten Zeitpläne für Ihr Team im Plänetool an. Ihr Team wird standardmäßig angezeigt, wenn Sie zu einem Team gehören. Verwenden Sie den Filter oder die Suche, um die Zeitpläne für jedes Team oder jede Einheit anzuzeigen, für die Sie Berechtigungen haben. Sie können auch andere Filter wie Fähigkeiten oder Fähigkeitsgruppen auswählen, um Agenten basierend auf den Fähigkeiten, die sie haben, anzuzeigen.

Die Ansicht „Pläne“ enthält eine visuelle Darstellung der Schichten, sortiert nach der Startzeit der Schichten. Bewegen Sie den Mauszeiger über jede Aktivität oder Abwesenheit, um die jeweilige Aktivität oder Abwesenheit sowie deren Start- und Endzeit anzuzeigen.

Fügen Sie Aktivitäten und Abwesenheiten den Zeitplänen der Agenten hinzu oder verwenden Sie „Drag and Drop“, um Aktivitäten zu verschieben oder die Dauer einer Aktivität zu ändern.

HINWEIS   Wenn andere Benutzer Änderungen an den Zeitplänen für das ausgewählte Datum und die ausgewählten Teams vornehmen, ist die Schaltfläche „Aktualisieren“ verfügbar. Klicken Sie auf „Aktualisieren“, um die neuesten Änderungen der Zeitpläne zu laden.

Voraussetzungen

  • Sie haben die Berechtigung „Web > Pläne“.
  • Sie haben die Berechtigung „Web > Pläne > Einsatzpläne exportieren“, um Zeitpläne zu exportieren.
  • Sie haben die Berechtigung „Web > Pläne > Standort bearbeiten“.
  • Sie haben die Berechtigung „Allgemeine Funktionen> Zeige unveröffentlichte Pläne“.
  • Sie haben die Berechtigung „Allgemeine Funktionen> Pläne anzeigen

Seitenstandort

WFM > Pläne

Vorgehensweise

Auswählen von Agenten

Wählen Sie die Teams, Sites, Fähigkeiten oder Gruppenseiten für die Agenten aus. Kombinieren Sie mehrere Elemente, um Agenten mit einer bestimmten Kombination von Einstellungen anzuzeigen.

BEISPIEL   Die Einheiten London und Paris und der Vollzeitvertrag sind ausgewählt. Es werden die Agenten angezeigt, die den Vollzeitvertrag haben und entweder in der Einheit London oder Paris arbeiten.

HINWEIS   Sie können nicht gleichzeitig Skill und Skillgruppen auswählen. Wenn Sie einen Skill auswählen, wird jede zuvor ausgewählte Skillgruppe aus der Auswahl entfernt und umgekehrt.

  1. Klicken Sie auf „Standorte/Teams/Fähigkeiten auswählen“. Wenn bereits eine Auswahl getroffen wurde, zeigt das Feld die ausgewählten Elemente an.
  2. Klicken Sie auf einen Pfeil, um die Einheiten, Skill, Skillgruppen oder eine andere Gruppenseite zu erweitern und dann die Kontrollkästchen für die Kategorien auszuwählen, die Sie öffnen möchten. Wenn viele Elemente in der Liste sind, geben Sie im Feld ein, um ein Element leichter zu finden.

Agenten finden

  1. Wählen Sie das Suchenfeld.
  2. Geben Sie den Namen des Agenten oder eine Mitarbeiternummerein und drücken Sie die Eingabetaste. Sie können eine vollständige oder teilweise Mitarbeiternummereingeben.

HINWEIS   Sie können nicht mehr als 500 Agenten gleichzeitig anzeigen. Wenn ein Limitfehler auftritt, können Sie die Suchkriterien einschränken, um weniger Agenten anzuzeigen.

Datum auswählen

  • Klicken Sie in das Datumsfeld, um ein bestimmtes Datum auszuwählen.
  • Verwenden Sie die Pfeile neben dem Datumsfeld, um zum vorherigen oder nächsten Tag zu gehen.

HINWEIS   Das von Ihnen ausgewählte Datum beeinflusst, welche Agenten Sie sehen. Wenn Sie beispielsweise Zeitpläne für Team A anzeigen, zeigt die Liste den Zeitplan für die Agenten an, die zu Team A an dem ausgewählten Datum gehören.

Zeitzonen wechseln

Wenn Sie sich in einer anderen Zeitzone als die ausgewählten Agenten befinden, können Sie eine Option auswählen, um Ihre Zeitzone oder eine der Zeitzonen der Agenten zu verwenden.

HINWEIS   Agenten, die sich in einer anderen Zeitzone als der derzeit ausgewählten Zeitzone befinden, sind durch ein kleines Globussymbol neben ihrem Namen gekennzeichnet.

  • Klicken Sie auf das Globussymbol eines Agenten, um zu seiner Zeitzone zu wechseln, oder klicken Sie auf die Zeitzone über den Zeitplänen und wählen Sie die Zeitzone aus, zu der Sie wechseln möchten.

Schichten sortieren

Die Schichten sind standardmäßig nach Startzeit sortiert. Sie können auch nach anderen Kriterien sortieren, zum Beispiel nach Agentennamen oder Teamnamen.

  1. Klicken Sie auf „Sortieren“ oben in der Namensspalte.
  2. Wählen Sie das Sortierkriterium aus.

Zeitplanänderungen vornehmen

  • Es gibt viele verschiedene Zeitplanänderungen, die Sie im Plänetool vornehmen können.

Agenteninformationen anzeigen

  1. Wählen Sie eine Einheit, ein Team oder eine Fähigkeit aus oder suchen Sie nach einem Namen, um einen Agenten anzuzeigen.

  2. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Agentennamen und klicken Sie auf das Symbol „Agenteninfo“.

    Die grundlegenden Informationen für den Agenten werden angezeigt. Dazu gehören die Einheit und das Team, zu denen der Agent gehört, der Vertrag, der Vertragstyp und der Teilzeitanteil, der ihm zugewiesen ist, sowie die Fähigkeiten, die er hat.

Schichtkategorie anzeigen

Die Schichtkategorie, mit dem Kurznamen und der Farbe, wird links von der Schicht angezeigt.

  • Bewegen Sie den Mauszeiger über die Schichtkategorie, um den vollständigen Namen zu sehen.

Personalplanung anzeigen

Zeigen Sie die Personalplanung an, um zu sehen, wie Ihre Zeitplanänderungen die Personalstärke beeinflussen.

  • Schalten Sie „Besetzung anzeigen“ ein.
  • Die Personalplanung wird für eine Zusammenfassung aller Fähigkeiten der Agenten angezeigt.
  • Klicken Sie auf eine Fähigkeit, um die Personalstärke für diese bestimmte Fähigkeit anzuzeigen.
  • Bewegen Sie den Mauszeiger irgendwo in der Personalansicht, um eine Linie anzuzeigen, die die gleiche Zeit wie in der Schichtansicht darstellt. Dies funktioniert auch umgekehrt.
  • Wählen Sie „Shrinkage (Anpassung) verwenden“, um das prognostizierte Volumen mit angewandter Anpassungsrate anzuzeigen.

HINWEIS   Die Personalinformationen werden sofort durch Änderungen an der Prognose und durch Zeitplanänderungen im Web-Planungstool oder über Anfragen aktualisiert. Änderungen, die im Plänetool im WFM-Client vorgenommen werden, sind innerhalb einer Stunde in der Personalansicht sichtbar.

Warnungen anzeigen

Schalten Sie die Warnungsfunktion ein und wählen Sie aus, für welche Regeln Warnungen angezeigt werden sollen. Die Warnungen werden neben der Schichtkategorie angezeigt. Sie können den Mauszeiger über die Warnung bewegen, um zu sehen, welche Regeln verletzt wurden.

  1. Klicken Sie auf „Einstellungen“.
  2. Schalten Sie „Warnungen zeigen“ ein.
  3. Wählen Sie die Kontrollkästchen für die Arbeitsregeln aus, für die Warnungen angezeigt werden sollen.

Agentenstandorte anzeigen

Zeigen Sie an, in welchem Standort sich die Agenten befinden.

  1. Klicken Sie auf „Einstellungen“.
  2. Schalten Sie „Standorte anzeigen“ ein.
  3. Klicken Sie auf „Standorte“, um die Gesamtzahl der Agenten zu Hause oder im Büro zu sehen. Wenn die Sitzplatzkapazität überschritten wird, wird die Anzahl der Agenten rot angezeigt. Sie können auch den Standort eines Agenten neben seinem Namen anzeigen.

Agentenstandorte und Teams anzeigen und bearbeiten

Zeigen Sie an, in welchen Standorten und Teams sich die Agenten befinden.

  1. Klicken Sie auf „Einstellungen“.
  2. Schalten Sie „Namen des Teams anzeigen“ ein.

Filter anwenden, um nur Schichten mit einer bestimmten Aktivität anzuzeigen

Wenden Sie einen Filter an, um nur Schichten anzuzeigen, die eine ausgewählte Aktivität enthalten. Dies ist nützlich, um zu sehen, wer an diesem Tag auf der Aktivität eingeplant ist oder um zu finden, wer von dieser Aktivität zu etwas Wichtigerem verschoben werden könnte.

  1. Klicken Sie auf „Filter“.
  2. Schalten Sie „Nur Schichten mit einer bestimmten Aktivität anzeigen“ ein.

  3. Wählen Sie die Aktivität im Dropdown-Menü „Wählen Sie eine Aktivität“.

    Nur Schichten, die die ausgewählte Aktivität enthalten, werden angezeigt.

  4. Schalten Sie „Nur Schichten mit einer bestimmten Aktivität anzeigen“ aus, wenn Sie den Filter entfernen möchten.

Filter anwenden, um nur Agenten mit ausgewählten Abwesenheiten anzuzeigen

Wenden Sie einen Filter an, um nur Agenten mit ausgewählten Abwesenheiten anzuzeigen.

  1. Klicken Sie auf „Filter“.
  2. Schalten Sie „Nur Schichten mit bestimmten Abwesenheiten anzeigen“ ein.

  3. Alle Abwesenheiten sind standardmäßig ausgewählt. Wenn es einige Abwesenheiten gibt, die Sie nicht sehen möchten, klicken Sie auf X, um diese zu entfernen.

    Nur Agenten, die die ausgewählten Abwesenheiten haben, werden angezeigt.

  4. Schalten Sie „Nur Schichten mit bestimmten Abwesenheiten anzeigen“ aus, wenn Sie den Filter entfernen möchten.

Gespeicherte Suche für einen Standort, eine Fähigkeit oder einen Namen

Speichern Sie eine häufig verwendete Suche, damit Sie sie später wiederverwenden können. Die gespeicherten Suchen sind persönlich und werden nur Ihnen angezeigt.

  1. Führen Sie die Suche aus, die Sie als Favoriten speichern möchten. Dies kann das Auswählen von Standorten, Teams, Skill und Skillgruppen im Menü „Standorte/Teams/Fähigkeiten auswählen“ und das Eingeben eines Namens im Feld „Suchen“ umfassen.
  2. Klicken Sie auf das Favoritensuche-Sternsymbol.
  3. Geben Sie einen Name für die Suche ein.
  4. Klicken Sie auf „Speichern“.

Gespeicherte Suchen anzeigen

Zeigen Sie die Ergebnisse einer zuvor gespeicherten Suche an.

  1. Klicken Sie auf das „Favoritensuche“-Symbol.
  2. Wählen Sie die Suche aus, die Sie öffnen möchten.
  3. Das Ergebnis der von Ihnen ausgewählten Suche wird geladen.

Wählen Sie eine gespeicherte Suche als Standard aus

Verwenden Sie eine Ihrer gespeicherten Suchen als Standardsuche. Das Ergebnis dieser Suche wird das erste Mal geladen, wenn Sie nach dem Login das Tool „Pläne“ besuchen.

  1. Klicken Sie auf das Favoritensuche-Sternsymbol.
  2. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Suche, um sie als Standard festzulegen, und klicken Sie auf den Stern in dieser Zeile. Der Stern wird schwarz, um anzuzeigen, dass es sich um die Standardsuche handelt.
  3. Wenn Sie nicht mehr möchten, dass die Suche standardmäßig geladen wird, klicken Sie auf den schwarzen Stern.

Zeitplan exportieren

Exportieren Sie Zeitplaninformationen nach Excel für ein ausgewähltes Team und Zeitraum. Der Zeitplanexport zeigt den Namen, die Beschäftigungsnummer, den Standort und das Team für jeden Agenten an. Sie können die Informationen von bis zu drei optionalen Spalten einbeziehen.

Die Planungsinformationen werden in einer Spalte pro Tag im ausgewählten Zeitraum angezeigt. Für jeden Agenten und jeden Tag werden die geplanten Schichten mit der Kurzbezeichnung der Schichtkategorie sowie der Start- und Endzeit angezeigt. Frei- und Abwesenheitstage werden mit dem Namen des freien Tages oder der Abwesenheit angezeigt.

  1. Klicken Sie auf „Einsatzpläne exportieren“.
  2. Wählen Sie die Gruppierung der Agenten aus, für die Sie die Zeitpläne exportieren möchten. Sie können die Agenten basierend auf der Unternehmenshierarchie, Fähigkeiten, Fähigkeitsgruppen oder Gruppenseiten auswählen.
  3. Wählen Sie den Zeitraum aus, für den die Zeitpläne exportiert werden sollen. Der maximal exportierbare Zeitraum beträgt 31 Tage.
  4. Wählen Sie das Szenario aus, für das die Zeitpläne exportiert werden sollen.
  5. Wählen Sie eine Zeitzone, in der die Start- und Endzeiten angezeigt werden.
  6. Klicken Sie auf das Feld „Optionale Spalten“ und wählen Sie die Kontrollkästchen für die optionalen Spalten aus, die Sie einbeziehen möchten. Sie können maximal drei optionale Spalten auswählen.
  7. Klicken Sie auf „Speichern“, um den Export auszuführen.