Gérer les informations des utilisateurs WFM

Consultez et modifiez les informations des utilisateurs, par exemple leur nom et leur adresse e-mail, ou des informations concernant leur emploi, leur équipe, leurs compétences et leur ensemble de contrôle des flux de travail.

Tous les changements effectués dans l'outil Web Personnes sont enregistrés. Consultez le rapport de piste d'audit générale pour voir quels changements ont été effectués, par qui et quand.

NOTE Toutes les recherches dans l'outil Personnes dépendent de la date sélectionnée. Cela est utile, par exemple, pour trouver des utilisateurs ayant une date de début dans le futur ou pour savoir qui a travaillé dans une équipe à une date donnée dans le passé. Cela peut également être utilisé pour vérifier, par exemple, si un changement d'équipe futur a déjà été configuré et s'il a été fait correctement.

IMPORTANT Si un utilisateur doit utiliser plus de produits dans la suite que WFM et Insights , l'utilisateur doit également être ajouté dans la gestion des applications.

Prérequis

Vous avez la permission Web > Personnes et, si nécessaire, des permissions supplémentaires sous-jacentes.
- Ajouter de nouveaux employés pour entrer les détails d'un nouvel utilisateur ou agent.
- Gérer la date de départ pour entrer ou supprimer une date de départ.
- Gérer le site/l'équipe pour déplacer des agents vers une nouvelle équipe.
- Gestion des compétences pour ajouter des compétences aux agents.
- Modifier les informations personelles de base pour changer la note ou la date de début d'un utilisateur ou agent.
- Modifier les modalités de l'emploi pour changer le contrat des agents, le calendrier de contrat, le pourcentage à temps partiel, le sac de postes ou le groupe budgétaire.
- Voir le numéro d'emploi pour voir le numéro d'emploi d'un utilisateur ou d'un agent.
- Voir les Colonnes Optionnelles pour voir et modifier les informations saisies dans les colonnes optionnelles.
- Voir les utilisateurs pour voir les utilisateurs existants qui ne sont pas connectés à une équipe et ajouter de nouveaux utilisateurs.

Emplacement de la page

WFM > Personnes > Onglet Informations de base

Procédures

Rechercher et sélectionner des agents et des utilisateurs à travailler avec

Sélectionnez la date pour la recherche.

Le résultat de la recherche dépend de la date sélectionnée. Cela est utile pour trouver des utilisateurs ayant une date de début dans le futur ou pour savoir qui a travaillé dans une équipe à une date donnée dans le passé.
Si vous souhaitez afficher des agents pour des équipes et des sites sélectionnés, cliquez sur le champ Site/Equipe et sélectionnez les cases à cocher pour les sites et les équipes à afficher.
Optionnellement, entrez ce que vous souhaitez rechercher dans le champ Chercher pour affiner encore la recherche. Vous pouvez rechercher par nom, numéro d'emploi, rôle, compétence, contrat, pourcentage à temps partiel et sac de postes.
Cliquez sur Chercher.
Cliquez sur l'en-tête de colonne respective pour trier le résultat de la recherche par nom, site et équipe, ou numéro d'emploi.
Sélectionnez les cases à cocher pour les agents ou utilisateurs avec lesquels travailler. Les agents et utilisateurs sélectionnés sont affichés dans le panneau de Sélection active à droite.

Afficher le profil de l'agent ou de l'utilisateur

Cette vue affiche le profil de l'agent ou de l'utilisateur, et c'est aussi ici que vous pouvez mettre à jour des détails tels que le nom, le numéro d'emploi et l'adresse e-mail, ajuster la date de début ou définir une date de départ.

Trouvez les agents ou utilisateurs pour afficher les informations selon les instructions ci-dessus.
Cliquez sur Afficher pour l'agent ou l'utilisateur pour afficher le profil.

Ajouter un nouvel employé

Cliquez sur Ajouter de nouveaux employés et sélectionnez Ajouter un nouvel employé.
Entrez le Prénom et le Nom de l'employé.
Entrez leur adresse Email.

IMPORTANT Les adresses e-mail d'un utilisateur doivent être valides et configurées sur le SMTP client avant d'ajouter un nouvel utilisateur à Calabrio ONE ou de mettre à jour l'adresse e-mail d'un utilisateur existant dans Calabrio ONE. Sinon, Calabrio ONE ne peut pas envoyer d'e-mails à l'adresse e-mail de l'utilisateur. Ce message ne s'applique qu'aux organisations ayant configuré des utilisateurs pour recevoir des e-mails d'activation et de bienvenue pour définir leurs mots de passe.
Entrez leur Numéro d'employé. Le numéro d'emploi est recherchable dans WFM. Il peut également être ajouté à la description de l'agent, pour être affiché avec le nom de l'agent lorsque les agents sont listés dans des rapports et des horaires, par exemple.
Entrez la Date de début de l'employé.
Entrez un Connexion identité ou un Connexion application.

Le Connexion identité est utilisé pour l'authentification par identité. Entrez l'ID du système d'authentification externe. L'ID doit être unique pour chaque agent.

IMPORTANT Lorsque vous entrez une adresse e-mail comme Connexion dans CalabrioWFM, un e-mail est immédiatement déclenché et envoyé à l'utilisateur. Avec cet e-mail, l'utilisateur peut créer un mot de passe et se connecter. Par conséquent, n'entrez pas les adresses e-mail des utilisateurs tant que vous n'êtes pas prêt pour qu'ils se connectent.
Sélectionnez les Rôles de permission qui s'appliquent à cet employé.
Sélectionnez le Contrôle des flux d’activités pour cet employé. L'ensemble de contrôle des flux de travail définit, par exemple, jusqu'où l'agent peut voir son emploi du temps, pour quelle période il peut envoyer des demandes d'absence ou des demandes d'échange de poste et entrer ses préférences sur la façon de travailler. Un ensemble de contrôle des flux de travail est également nécessaire pour les utilisateurs qui doivent consulter les emplois du temps et qui n'ont pas de permissions pour voir les emplois du temps non publiés. Cela est courant pour les chefs d'équipe.
Sélectionnez quel jour de la semaine Semaine de travail débute le pour définir la période pendant laquelle les règles de contrat sont validées. Ces règles contrôlent le repos hebdomadaire, le temps de travail hebdomadaire maximum et le temps de travail hebdomadaire minimum. Le paramètre de Semain de travail débute le affecte également les paramètres d'optimisation des jours de repos qui contrôlent le nombre de jours de repos par semaine et le placement des jours de repos pendant le week-end. Les deux derniers jours de la semaine de travail sont implicitement définis comme des jours de week-end.
Sélectionnez le Fuseau horaire pour cet employé. Le fuseau horaire de l'agent contrôle la façon dont il voit des éléments tels que les postes et le personnel. Dans certaines zones du produit, les heures sont toujours affichées selon le fuseau horaire de l'employé. Dans d'autres zones, il est possible de sélectionner le fuseau horaire d'affichage. Le fuseau horaire provient de la base de données IANA.
Dans la liste déroulante du responsable hiérarchique, pour rechercher un nom, saisissez un minimum de trois caractères. Puis, sélectionnez le nom.
Si l'employé est un agent qui sera programmé dans Calabrio WFM, activez l'option Employé à planifier. Lorsque vous le faites, plus de champs sont affichés, décrits ci-dessous.

Si l'employé est un utilisateur qui ne sera pas programmé dans CalabrioWFM, cliquez sur Sauvegarder.
Sélectionnez à quel Site/Equipe l'employé appartiendra.
Sélectionnez un Contrat, un Planning contrat et un Pourcentage temps partiel pour l'employé.

Le temps cible de contrat de l'employé pour chaque période de programme est calculé en fonction de ces trois paramètres.
Sélectionnez quelles Compétences l'employé possède. Les compétences sélectionnées sont listées dans la colonne Compétences.
Sélectionnez la Banque d’horaires à partir duquel l'employé doit être programmé.
Pour approuver les demandes d'absence de l'employé en fonction du budget alloué, sélectionnez un Groupe budget. Pour charger automatiquement le personnel employé lors de la création des budgets de personnel, les employés doivent être rattachés à un groupe budgétaire.
Cliquez sur Sauvegarder.

Ajoutez un responsable hiérarchique pour un ou plusieurs agents

Trouvez et sélectionnez les agents.
Cliquez sur Actions.
Cliquez sur Déterminer le responsable hiérarchique.
Dans la liste déroulante du responsable hiérarchique, pour rechercher un nom, saisissez un minimum de trois caractères. Puis, sélectionnez le nom.
Cliquez sur Sauvegarder.

Déplacer les agents vers une nouvelle équipe

Trouvez et sélectionnez les agents qui changent d'équipe selon les instructions ci-dessus.
Cliquez sur Actions et sélectionnez Déterminer l'équipe.
Sélectionnez une Date d'entrée en vigeur. La date d'effet est la date à laquelle les agents passent à la nouvelle équipe.
Sélectionnez l'Equipe à laquelle les agents vont se joindre.
Cliquez sur Sauvegarder.

Modifier les détails de l'emploi pour les agents

Trouvez et sélectionnez les agents pour changer le contrat, le calendrier de contrat ou le pourcentage à temps partiel selon les instructions ci-dessus.
Cliquez sur Actions et sélectionnez Déterminer les modalités d'emploi.
Sélectionnez une Date d’entrée en vigeur. La date d'effet est la date à laquelle les nouveaux détails de l'emploi prennent effet.
Sélectionnez le nouveau Contrat, le Planning contrat ou le Pourcentage temps partiel à appliquer.
Cliquez sur Sauvegarder.

Changer un utilisateur en agent

Changez un utilisateur en agent pouvant être programmé à partir de la date d'effet sélectionnée.

Trouvez et sélectionnez les utilisateurs pour ajouter une équipe, un contrat, un calendrier de contrat et un pourcentage à temps partiel selon les instructions ci-dessus.
Cliquez sur Actions et sélectionnez Déterminer les modalités d'emploi.
Sélectionnez une Date d’entrée en vigeur. La date d'effet est la date à laquelle les nouveaux détails de l'emploi prennent effet.
Sélectionnez la nouvelle Equipe, Contrat, Planning contrat et le Pourcentage temps partiel à appliquer.
Cliquez sur Sauvegarder.

Modifier la banque d’horaires pour les agents

Une banque d’horaire est un ensemble de postes pouvant être attribués à un agent dans la planification automatique.

Trouvez et sélectionnez les agents pour modifier la banque d’horaires selon les instructions ci-dessus.
Cliquez sur Actions et sélectionnez Fixer le stock de quarts de travail.
Sélectionnez une Date d’entrée en vigeur. Les agents sont programmés avec des postes de la nouvelle banque d’horaires à partir de la date d'effet.
Sélectionnez la Banque d’horaires à appliquer aux agents.
Cliquez sur Sauvegarder.

Attribuer un nouveau groupe budgétaire aux agents

Les groupes budgétaires sont utilisés pour créer des budgets de personnel à long terme et pour définir des allocations de demandes d'absence pour les agents qui appartiennent au groupe budgétaire.

NOTE Lorsque vous changez le groupe budgétaire d'un agent, toutes les absences précédemment programmées sont soustraites de l'allocation budgétaire du nouveau groupe budgétaire, et la place se libère à nouveau dans le groupe budgétaire précédent.

Trouvez et sélectionnez les agents pour attribuer un nouveau groupe budgétaire selon les instructions ci-dessus.
Cliquez sur Actions et sélectionnez Fixer le groupe budgétaire.
Sélectionnez une Date d’entrée en vigeur. Les agents appartiennent au nouveau groupe budgétaire à partir de la date d'effet.
Sélectionnez le Groupe budget à attribuer aux agents.
Cliquez sur Sauvegarder.

Attribuer un ensemble de contrôle des flux de travail aux agents

Les ensembles de contrôle des flux de travail sont des règles qui définissent principalement quand les agents peuvent effectuer certaines tâches et quelles règles et validations appliquer pour ces tâches.

NOTE Il n'y a pas de date d'effet pour les ensembles de contrôle des flux de travail. Les changements prennent effet immédiatement.

Trouvez et sélectionnez les agents pour attribuer un ensemble de contrôle des flux de travail selon les instructions ci-dessus.
Cliquez sur Actions et sélectionnez Déterminer les paramètres de contrôle du flux de travail.
Sélectionnez le Contrôle de flux d’activiés à attribuer aux agents sélectionnés.
Cliquez sur Sauvegarder.

Ajouter des compétences aux agents

Ajoutez des compétences supplémentaires aux agents. Les compétences que vous ajoutez sont comptées comme des compétences actives avec une maîtrise de 100 %.

Trouvez et sélectionnez les agents pour ajouter des compétences selon les instructions ci-dessus.
Cliquez sur Actions et sélectionnez Ajouter des compétences.
Sélectionnez une Date d’entrée en vigeur. Les compétences sont ajoutées aux agents sélectionnés à partir de la date d'effet.
Cliquez sur le champ Compétences à ajouter et sélectionnez les compétences à ajouter.
Cliquez sur Ajouter.

Retirer des compétences des agents

Trouvez et sélectionnez les agents pour retirer des compétences selon les instructions ci-dessus.
Cliquez sur Actions et sélectionnez Supprimer des compétences.
Sélectionnez une Date d’entrée en vigeur. Les compétences sont retirées des agents sélectionnés à partir de la date d'effet.
Cliquez sur le champ Compétences à supprimer et sélectionnez les compétences à retirer.
Cliquez sur Retirer.

Modifier la date de début, la note ou les colonnes optionnelles avec copier-coller

Changez la date de début, la note ou toute valeur de colonne optionnelle pour plusieurs utilisateurs en même temps.

NOTE Un numéro d'emploi doit être défini pour les utilisateurs afin de changer leurs valeurs par copier-coller.

Trouvez et sélectionnez les agents pour modifier les valeurs selon les instructions ci-dessus.
Cliquez sur Actions et sélectionnez Modifier par copier/coller.
Sélectionnez quelle Colonne à modifier.
Cliquez sur Copier les valeurs actuelles au presse-papier.
Ouvrez un logiciel de tableur, par exemple Google Sheets ou Microsoft Excel.
Collez vos valeurs copiées.
Entrez les nouvelles valeurs dans la colonne Valeur actuelle.

NOTE Lorsque vous changez la date de début des utilisateurs, la nouvelle date de début doit être saisie au format AAAA-MM-JJ.
Sélectionnez les quatre colonnes et copiez les valeurs.
Retournez dans l'outil Personnes et cliquez sur Coller les valeurs du presse-papier.
Collez les valeurs dans la Zone de collage.
Vérifiez l'aperçu des valeurs collées pour vous assurer qu'il semble correct.

Si des valeurs sont surlignées en rouge, ces valeurs ne seront pas enregistrées. Cela peut être, par exemple, parce que le format de date n'est pas correct, parce que l'utilisateur n'a pas de numéro d'emploi, ou parce que plusieurs utilisateurs ont le même numéro d'emploi.
Cliquez sur Insérer les valeurs collées.

Si certaines valeurs ne peuvent pas être enregistrées, la ligne est surlignée en rouge et la raison est affichée dans la colonne d'Erreur.
Cliquez sur Sauvegarder.

Définir une date de départ

Cela supprime immédiatement toutes les données de programme pour les dates après la date de départ.

Trouvez et sélectionnez les agents pour définir une date de départ selon les instructions ci-dessus.
Cliquez sur Actions et sélectionnez Déterminer la date de départ.
Sélectionnez une Date d’entrée en vigeur. La date de départ des agents est définie à cette date.
Cliquez sur Sauvegarder.
Cliquez sur OK pour confirmer.