Verwalten von WFM-Benutzerinformationen

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Zeigen Sie Benutzerinformationen an und bearbeiten Sie diese, z. B. Name und E-Mail-Adresse oder Informationen zu ihrer Beschäftigung, ihrem Team, ihrer Skill und ihrem Workflow Control Set.

Alle Änderungen, die im Web-Tool „People“ vorgenommen werden, werden protokolliert. Überprüfen Sie den Bericht „General Audit Trail“, um zu sehen, welche Änderungen vorgenommen wurden, von wem und wann.

HINWEIS   Alle Suchen im Tool „People“ hängen vom ausgewählten Datum ab. Dies ist nützlich, um zum Beispiel Benutzer zu finden, die ein zukünftiges Startdatum haben, oder um zu sehen, wer an einem bestimmten Tag in der Vergangenheit in einem Team gearbeitet hat. Es kann auch verwendet werden, um zu überprüfen, ob beispielsweise eine zukünftige Teamänderung bereits konfiguriert wurde und ob sie korrekt durchgeführt wurde.

WICHTIG   Wenn ein Benutzer mehr Produkte der Suite als WFM und Data Explorer verwenden wird, muss der Benutzer auch in der Anwendungsverwaltung hinzugefügt werden.

Voraussetzungen

  • Sie haben die Berechtigung „Web > Personen“ und, falls erforderlich, zusätzliche zugrunde liegende Berechtigungen.

    • Neue Mitarbeiter hinzufügen, um Details für einen neuen Benutzer oder Agenten einzugeben.
    • Grundlegende Personeninformationen bearbeiten, um die Notiz oder das Startdatum für einen Benutzer oder Agenten zu ändern.
    • Beschäftigungsdetails bearbeiten, um den Vertrag, den Vertragstyp, den Teilzeitprozentsatz, die Schichttasche oder die Budgetgruppe von Agenten zu ändern.
    • Austrittsdatum verwalten, um ein Austrittsdatum einzugeben oder zu entfernen.
    • Standort/Team verwalten, um Agenten in ein neues Team zu verschieben.
    • Fähigkeiten verwalten, um Agenten Fähigkeiten hinzuzufügen.
    • Beschäftigungsnummer anzeigen, um die Beschäftigungsnummer eines Benutzers oder Agenten anzuzeigen.
    • Optionale Spalten anzeigen, um die Informationen anzuzeigen und zu bearbeiten, die in beliebigen optionalen Spalten eingegeben wurden.
    • Benutzer anzeigen, um vorhandene Benutzer anzuzeigen, die nicht mit einem Team verbunden sind, und neue Benutzer hinzuzufügen.

Seitenort

WFM >Personen > Tab “Basisinfo”

Verfahren

Suche nach und Auswahl von Agenten und Benutzern zum Bearbeiten

  1. Wählen Sie das Datum, nach dem gesucht werden soll.

    Das Suchergebnis hängt vom ausgewählten Datum ab. Dies ist nützlich, um Benutzer zu finden, die ein zukünftiges Startdatum haben, oder um zu sehen, wer an einem bestimmten Tag in der Vergangenheit in einem Team gearbeitet hat.

  2. Wenn Sie Agenten für ausgewählte Teams und Standorte anzeigen möchten, klicken Sie auf das Feld „Einheit / Team“ und wählen Sie die Kontrollkästchen für die Standorte und Teams aus, die angezeigt werden sollen.
  3. Geben Sie optional ein, wonach im Suchenfeld gesucht werden soll, um die Suche weiter einzuschränken. Sie können nach Name, Mitarbeiternummer, Rolle, Skill, Vertrag, Teilzeitprozentsatz und Schichtsammlung suchen.
  4. Klicken Sie auf „Suchen“.
  5. Klicken Sie auf die jeweilige Spaltenüberschrift, um das Suchergebnis nach Name, Einheit und Team oder Mitarbeiternummer zu sortieren.
  6. Wählen Sie die Kontrollkästchen für die Agenten oder Benutzer aus, mit denen Sie arbeiten möchten. Die ausgewählten Agenten und Benutzer werden im Panel „Aktive Auswahl“ rechts angezeigt.

Profil des Agenten oder Benutzers anzeigen

Diese Ansicht zeigt das Profil des Agenten oder Benutzers an. Hier können Sie auch Details wie Name, Mitarbeiternummer und E-Mail-Adresse aktualisieren, das Startdatum anpassen oder ein Austrittsdatum festlegen.

  1. Finden Sie die Agenten oder Benutzer, deren Informationen gemäß der oben genannten Anleitung angezeigt werden sollen.
  2. Klicken Sie auf „Anzeigen“ für den Agenten oder Benutzer, um das Profil anzuzeigen.

Neuen Mitarbeiter hinzufügen

  1. Klicken Sie auf „Neue Mitarbeiter hinzufügen“ und wählen Sie „Neuen Mitarbeiter hinzufügen“.
  2. Geben Sie den Vor- und Nachnamen des Mitarbeiters ein.

  3. Geben Sie die E-Mail-Adresse ein.

    WICHTIG   Die E-Mail-Adressen der Benutzer müssen gültig und im SMTP des Kunden konfiguriert sein, bevor ein neuer Benutzer zu Calabrio ONE hinzugefügt oder die E-Mail-Adresse eines bestehenden Benutzers in Calabrio ONE aktualisiert wird. Andernfalls kann Calabrio ONE keine E-Mails an die E-Mail-Adresse des Benutzers senden. Diese Nachricht gilt nur für Organisationen, die Benutzer so konfiguriert haben, dass sie Aktivierungs- und Willkommens-E-Mails erhalten, um ihre Passwörter festzulegen.

  4. Geben Sie die Mitarbeiternummer des Mitarbeiters ein. Die Mitarbeiternummer ist in WFM durchsuchbar. Sie kann auch zur Agentenbeschreibung hinzugefügt werden, um sie zusammen mit dem Namen des Agenten anzuzeigen, wenn Agenten beispielsweise in Berichten und Zeitplänen aufgelistet werden.
  5. Geben Sie das Startdatum des Mitarbeiters ein.

  6. Geben Sie eine Identitätsanmeldung- oder Programmanmeldung-ID ein.

    Die Identitätsanmeldung-ID wird für die Identitätsauthentifizierung verwendet. Geben Sie die ID aus dem externen Authentifizierungssystem ein. Die ID muss für jeden Agenten eindeutig sein.

    WICHTIG   Wenn Sie eine E-Mail-Adresse als Logon in Calabrio WFM eingeben, wird sofort eine E-Mail an den Benutzer gesendet. Mit dieser E-Mail kann der Benutzer ein Passwort erstellen und sich einloggen. Geben Sie daher keine E-Mail-Adressen von Benutzern ein, bevor Sie bereit sind, dass sie sich anmelden.

  7. Wählen Sie die Berechtigungsrollen aus, die für diesen Mitarbeiter gelten.
  8. Wählen Sie das Workflow Control Set für diesen Mitarbeiter aus. Das Workflow Control Set definiert z. B., wie weit im Voraus der Agent seinen Zeitplan sehen kann, für welchen Zeitraum er Abwesenheitsanfragen oder Schichttausch-Anfragen senden und seine Präferenzen zur Arbeitsweise festlegen kann. Ein Workflow-Kontrollsatz wird auch für Benutzer benötigt, die Zeitpläne einsehen müssen und keine Berechtigung haben, nicht veröffentlichte Zeitpläne einzusehen. Dies ist häufig bei Teamleitern der Fall.
  9. Wählen Sie aus, an welchem Wochentag die Arbeitswoche beginnt, um den Zeitraum zu definieren, für den die Vertragsregeln validiert werden. Diese Regeln steuern den wöchentlichen Ruhezeitraum, die maximale wöchentliche Arbeitszeit und die minimale wöchentliche Arbeitszeit. Die Einstellung „Woche beginnt am“ beeinflusst auch die Einstellungen zur Optimierung der freien Tage, die die Anzahl der freien Tage pro Woche und die Platzierung der freien Tage am Wochenende steuern. Die letzten beiden Tage der Arbeitswoche werden implizit als Wochenendtage definiert.
  10. Wählen Sie die Zeitzone für diesen Mitarbeiter aus. Die Zeitzone des Agenten steuert, wie er Dinge wie Schichten und Personalplanung sieht. In einigen Bereichen des Produkts werden Zeiten immer in der Zeitzone des Mitarbeiters angezeigt. In anderen Bereichen ist es möglich, die anzuzeigende Zeitzone auszuwählen. Die Zeitzone stammt aus der IANA-Datenbank.
  11. Im Dropdown-Menü Reporting manager, um nach einem Namen zu suchen, geben Sie mindestens drei Zeichen ein. Wählen Sie dann den Namen aus.

  12. Wenn der Mitarbeiter ein Agent ist, der innerhalb von Calabrio WFM geplant werden soll, aktivieren Sie „Zu planender Mitarbeiter“. Wenn Sie dies tun, werden weitere Felder angezeigt, die unten beschrieben werden.

    Wenn der Mitarbeiter ein Benutzer ist, der nicht innerhalb von Calabrio WFM geplant werden soll, klicken Sie auf „Speichern“.

  13. Wählen Sie das Einheit / Team aus, dem der Mitarbeiter angehören wird.

  14. Wählen Sie einen Vertrag, einen Wochentagplan und einen Teilzeitprozentwert für den Mitarbeiter aus.

    Der Vertrag des Mitarbeiters für jeden Zeitplanzeitraum wird basierend auf diesen drei Einstellungen berechnet.

  15. Wählen Sie die Skills aus, die der Mitarbeiter hat. Die ausgewählten Fähigkeiten werden in der Spalte „Skills“ angezeigt.
  16. Wählen Sie die Schichtsammlung aus, aus der der Mitarbeiter Schichten auswählen kann.
  17. Um die Abwesenheitsanfragen des Mitarbeiters basierend auf dem Budget zu genehmigen, wählen Sie eine Budgetgruppe aus. Um das Personal automatisch zu laden, wenn Personal-Budgets erstellt werden, müssen die Mitarbeiter einer Budgetgruppe zugewiesen werden.
  18. Klicken Sie auf „Speichern“.

Fügen Sie einen Reporting-Manager für einen oder mehrere Agenten hinzu

  1. Suchen und wählen Sie die Agenten aus.

  2. Klicken Sie auf Aktionen.

  3. Klicken Sie auf Reporting-Manager festlegen.

  4. Im Dropdown-Menü Reporting manager, um nach einem Namen zu suchen, geben Sie mindestens drei Zeichen ein. Wählen Sie dann den Namen aus.

  5. Klicken Sie auf Speichern.

Agenten in ein neues Team verschieben

  1. Finden und wählen Sie die Agenten aus, die laut der obenstehenden Anleitung das Team wechseln.
  2. Klicken Sie auf "Aktionen" und wählen Sie "Team festlegen".
  3. Wählen Sie ein Datum des Inkrafttretens. Das Datum des Inkrafttretens ist das Datum, an dem die Agenten in das neue Team wechseln.
  4. Wählen Sie das Team, dem die Agenten beitreten werden.
  5. Klicken Sie auf "Speichern".

Beschäftigungsdetails für Agenten ändern

  1. Finden und wählen Sie die Agenten aus, bei denen Vertrag, Vertragsplan oder Teilzeitquote geändert werden sollen, gemäß der obenstehenden Anleitung.
  2. Klicken Sie auf "Aktionen" und wählen Sie "Beschäftigungsdetails festlegen".
  3. Wählen Sie ein Datum des Inkrafttretens. Das Datum des Inkrafttretens ist das Datum, an dem die neuen Beschäftigungsdetails in Kraft treten.
  4. Wählen Sie den neuen Vertrag, den neuen Wochentagplan oder die neue Teilzeitprozentwert aus, die angewendet werden sollen.
  5. Klicken Sie auf "Speichern".

Einen Benutzer in einen Agenten ändern

Ändern Sie einen Benutzer in einen Agenten, der ab dem ausgewählten Wirksamkeitsdatum geplant werden kann.

  1. Finden und wählen Sie die Benutzer aus, bei denen ein Team, ein Vertrag, ein Vertragsplan und eine Teilzeitquote hinzugefügt werden sollen, gemäß der obenstehenden Anleitung.
  2. Klicken Sie auf "Aktionen" und wählen Sie "Beschäftigungsdetails festlegen".
  3. Wählen Sie ein Datum des Inkrafttretens. Das Datum des Inkrafttretens ist das Datum, an dem die neuen Beschäftigungsdetails in Kraft treten.
  4. Wählen Sie das neue Team, den neuen Vertrag, den neuen Wochentagplan und die neue Teilzeitprozentwert aus, die angewendet werden sollen.
  5. Klicken Sie auf "Speichern".

Shift Bag für Agenten ändern

Eine Schichtsammlung ist eine Sammlung von Schichten, die einem Agenten in der automatischen Planung zugewiesen werden können.

  1. Finden und wählen Sie die Agenten aus, bei denen die Schichtsammlung geändert werden soll, gemäß der obenstehenden Anleitung.
  2. Klicken Sie auf "Aktionen" und wählen Sie "Schichtsammlung festlegen".
  3. Wählen Sie ein Datum des Inkrafttretens. Ab diesem Datum werden die Agenten mit Schichten aus dem neuen Schichtsammlung geplant.
  4. Wählen Sie das Schichtsammlungaus, das den Agenten zugewiesen werden soll.
  5. Klicken Sie auf "Speichern".

Eine neue Budgetgruppe für Agenten zuweisen

Budgetgruppen werden verwendet, um langfristige Personalbudgets zu erstellen und Abwesenheitsanfragen für die Agenten, die der Budgetgruppe angehören, festzulegen.

HINWEIS   Wenn Sie die Budgetgruppe für einen Agenten ändern, werden alle zuvor geplanten Abwesenheiten vom Budget des neuen Budgetgruppenkontos abgezogen, und der Platz wird wieder in der vorherigen Budgetgruppe freigegeben.

  1. Finden und wählen Sie die Agenten aus, denen eine neue Budgetgruppe zugewiesen werden soll, gemäß der obenstehenden Anleitung.
  2. Klicken Sie auf "Aktionen" und wählen Sie "Budgetgruppe festlegen".
  3. Wählen Sie ein Datum des Inkrafttretens. Ab diesem Datum gehören die Agenten zur neuen Budgetgruppe.
  4. Wählen Sie die Budgetgruppe aus, die den Agenten zugewiesen werden soll.
  5. Klicken Sie auf "Speichern".

Ein Workflow-Control Set für Agenten zuweisen

Workflow-Control Set sind Regeln, die hauptsächlich definieren, wann Agenten bestimmte Aufgaben ausführen können und welche Regeln und Validierungen für diese Aufgaben gelten.

HINWEIS   Es gibt kein Wirksamkeitsdatum für Workflow Control Set. Änderungen treten sofort in Kraft.

  1. Finden und wählen Sie die Agenten aus, denen ein Workflow Control Set zugewiesen werden soll, gemäß der obenstehenden Anleitung.
  2. Klicken Sie auf "Aktionen" und wählen Sie "Workflow-Steuerungselemente festlegen".
  3. Wählen Sie das Workflow Control Set aus, der den ausgewählten Agenten zugewiesen werden soll.
  4. Klicken Sie auf "Speichern".

Fähigkeiten zu Agenten hinzufügen

Fügen Sie zusätzliche Fähigkeiten zu Agenten hinzu. Die Fähigkeiten, die Sie hinzufügen, werden als aktive Fähigkeiten mit 100%iger Kompetenz gewertet.

  1. Finden und wählen Sie die Agenten aus, denen Fähigkeiten hinzugefügt werden sollen, gemäß der obenstehenden Anleitung.
  2. Klicken Sie auf "Aktionen" und wählen Sie "Fähigkeiten hinzufügen".
  3. Wählen Sie ein Datum des Inkrafttretens. Die Fähigkeiten werden den ausgewählten Agenten ab diesem Datum hinzugefügt.
  4. Klicken Sie auf das Feld "Hinzuzufügende Fähigkeiten" und wählen Sie aus, welche Fähigkeiten hinzugefügt werden sollen.
  5. Klicken Sie auf "Hinzufügen".

Fähigkeiten von Agenten entfernen

  1. Finden und wählen Sie die Agenten aus, bei denen Fähigkeiten entfernt werden sollen, gemäß der obenstehenden Anleitung.
  2. Klicken Sie auf "Aktionen" und wählen Sie "Fähigkeiten entfernen".
  3. Wählen Sie ein Datum des Inkrafttretens. Die Fähigkeiten werden den ausgewählten Agenten ab diesem Datum entfernt.
  4. Klicken Sie auf das Feld "Zu entfernende Fähigkeiten" und wählen Sie aus, welche Fähigkeiten entfernt werden sollen.
  5. Klicken Sie auf "Entfernen".

Startdatum, Notiz oder optionale Spalten mit Kopieren und Einfügen bearbeiten

Ändern Sie das Startdatum, die Notiz oder den Wert in einer optionalen Spalte für mehrere Benutzer gleichzeitig.

HINWEIS   Eine Mitarbeiternummer muss für die Benutzer festgelegt sein, um ihre Werte per Kopieren und Einfügen zu ändern.

  1. Finden und wählen Sie die Agenten aus, deren Werte geändert werden sollen, gemäß der obenstehenden Anleitung.
  2. Klicken Sie auf "Aktionen" und wählen Sie "Mit Kopieren/Einfügen bearbeiten".
  3. Wählen Sie aus, welche Spalte bearbeitet werden soll.
  4. Klicken Sie auf "Aktuelle Werte in Zwischenablage kopieren".
  5. Öffnen Sie eine Tabellenkalkulationssoftware, wie z. B. Google Sheets oder Microsoft Excel.
  6. Fügen Sie Ihre kopierten Werte ein.

  7. Geben Sie die neuen Werte in der Spalte "Neuer Wert" ein.

    HINWEIS   Wenn Sie das Startdatum der Benutzer ändern, muss das neue Startdatum im Format YYYY-MM-DD eingegeben werden.

  8. Wählen Sie alle vier Spalten aus und kopieren Sie die Werte.
  9. Gehen Sie zurück zum People-Tool und klicken Sie auf "Werte aus Zwischenablage einfügen".
  10. Fügen Sie die Werte in den "Einfügebereich" ein.

  11. Überprüfen Sie die Vorschau der eingefügten Werte, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind.

    Wenn Werte rot hervorgehoben sind, werden diese Werte nicht gespeichert. Dies kann z. B. der Fall sein, wenn das Datumsformat nicht korrekt ist, der Benutzer keine Mitarbeiternummer hat oder mehrere Benutzer die gleiche Mitarbeiternummer haben.

  12. Klicken Sie auf "Eingefügte Werte einfügen".

    Wenn es Werte gibt, die nicht gespeichert werden können, wird die Zeile rot hervorgehoben und der Grund wird in der Fehler-Spalte angezeigt.

  13. Klicken Sie auf "Speichern".

Ein Austrittsdatum festlegen

Dies entfernt sofort alle Planungsdaten für Daten nach dem Austrittsdatum.

  1. Finden und wählen Sie die Agenten aus, für die ein Austrittsdatum festgelegt werden soll, gemäß der obenstehenden Anleitung.
  2. Klicken Sie auf "Aktionen" und wählen Sie "Austrittsdatum festlegen".
  3. Wählen Sie ein Datum des Inkrafttretens. Das Austrittsdatum der Agenten wird auf dieses Datum festgelegt.
  4. Klicken Sie auf "Speichern".
  5. Klicken Sie auf "OK", um zu bestätigen.