Gestionar la información de los usuarios de WFM

Visualiza y edita la información de los usuarios, como su nombre y dirección de correo electrónico o información sobre su empleo, equipo, habilidades y conjunto de control de flujo de trabajo.

Todos los cambios realizados en la herramienta web Personas se registran. Consulta el reporte de Pista de Auditoría General para ver qué cambios se hicieron, quién los realizó y cuándo.

NOTA Todas las búsquedas en la herramienta Personas dependen de la fecha seleccionada. Esto es útil, por ejemplo, para encontrar usuarios que tienen una fecha de inicio en el futuro o para ver quién trabajó en un equipo en un día específico en el pasado. También se puede usar para verificar, por ejemplo, si un cambio de equipo futuro ya ha sido configurado y si se hizo correctamente.

IMPORTANTE Si un usuario va a utilizar más productos en la suite que WFM y Data Explorer, el usuario también debe ser agregado en la Administración de Aplicaciones.

Requisitos previos

Tienes el permiso Web > Personas y, si es necesario, permisos subyacentes adicionales.
- Agregar nuevos empleados para ingresar detalles de un nuevo usuario o agente.
- Editar información básica de la persona para cambiar la nota o la fecha de inicio de un usuario o agente.
- Editar detalles de empleo para cambiar el contrato de los agentes, el horario del contrato, el porcentaje de tiempo parcial, el bolso de turnos o el grupo presupuestario.
- Gestionar la fecha de salida para ingresar o eliminar una fecha de salida.
- Gestionar sitio/equipo para trasladar agentes a un nuevo equipo.
- Gestionar habilidades para agregar habilidades a los agentes.
- Ver número de empleo para ver el número de empleo de un usuario o agente.
- Ver columnas opcionales para ver y editar la información ingresada en cualquier columna opcional.
- Ver usuarios para ver usuarios existentes que no están conectados a un equipo y agregar nuevos usuarios.

Ubicación de la página

WFM > Personas > Pestaña de información básica

Procedimientos

Buscar y seleccionar agentes y usuarios

Selecciona la fecha para buscar.

El resultado de la búsqueda depende de la fecha seleccionada. Esto es útil para encontrar usuarios que tienen una fecha de inicio en el futuro o para ver quién trabajó en un equipo en un día específico en el pasado.
Si deseas mostrar agentes para equipos y sitios seleccionados, haz clic en el campo Site/Equipo y selecciona las casillas de verificación para los sitios y equipos a mostrar.
Opcionalmente, ingresa lo que deseas buscar en el campo de Buscar para afinar la búsqueda. Puedes buscar por nombre, número de empleo, rol, habilidad, contrato, porcentaje de tiempo parcial y bolso de turnos.
Haz clic en Buscar.
Haz clic en el encabezado de la columna respectiva para ordenar el resultado de la búsqueda por nombre, sitio y equipo o número de empleo.
Selecciona las casillas de verificación para los agentes o usuarios con los que trabajar. Los agentes y usuarios seleccionados se muestran en el panel de Selección activa a la derecha.

Mostrar el perfil del agente o usuario

Esta vista muestra el perfil del agente o usuario, y también es donde puedes actualizar detalles como el nombre, número de empleo y dirección de correo electrónico, ajustar la fecha de inicio o establecer una fecha de salida.

Encuentra los agentes o usuarios para mostrar información según las instrucciones anteriores.
Haz clic en Mostrar para el agente o usuario para mostrar el perfil.

Agregar un nuevo empleado

Haz clic en Añadir nuevos empleados y selecciona Añadir un nuevo empleado.
Ingresa el Nombre y Apellido del empleado.
Ingresa su dirección de E-mail.

IMPORTANTE Las direcciones de correo electrónico de un usuario deben ser válidas y configuradas en el SMTP del cliente antes de agregar un nuevo usuario a Calabrio ONE o actualizar la dirección de correo electrónico de un usuario existente en Calabrio ONE. De lo contrario, Calabrio ONE no podrá enviar correos electrónicos a la dirección de correo electrónico del usuario. Este mensaje solo es aplicable a organizaciones que han configurado a los usuarios para recibir correos electrónicos de activación y bienvenida para establecer sus contraseñas.
Ingresa el Número de Empleado. El número de empleo se puede buscar en WFM. También se puede agregar a la descripción del agente, para mostrarse junto con el nombre del agente cuando los agentes se enumeran en, por ejemplo, informes y horarios.
Ingresa la Fecha de Inicio del empleado.
Ingresa los Credenciales de identificación or un Inicio de sesión de la aplicación.

Los Credenciales de identificación se utiliza para la autenticación de identidad. Ingresa el ID del sistema de autenticación externo. El ID debe ser único para cada agente.

IMPORTANTE Cuando ingresas una dirección de correo electrónico en Calabrio WFM, se envía inmediatamente un correo electrónico al usuario. Con este correo electrónico, el usuario puede crear una contraseña e iniciar sesión. Por lo tanto, no ingreses las direcciones de correo electrónico de los usuarios hasta que estés listo para que inicien sesión.
Selecciona los Roles de permiso que aplican a este empleado.
Selecciona el Workflow control set (Conjunto de control de flujo de trabajo) para este empleado. El conjunto de control de flujo de trabajo define, por ejemplo, cuán adelantado puede ver el agente su horario, para qué período puede enviar solicitudes de ausencia o solicitudes de intercambio de turnos y registrar sus preferencias sobre cómo trabajar. También se necesita un conjunto de control de flujo de trabajo para los usuarios que necesitan ver horarios y que no tienen permisos para ver horarios no publicados. Esto es común para los líderes de equipo.
Selecciona qué La semana laboral comienza para definir el período en el que se validan las reglas del contrato. Estas reglas controlan el descanso semanal, el tiempo máximo de trabajo semanal y el tiempo mínimo de trabajo semanal. La configuración de La semana laboral comienza también afecta la configuración de optimización de días libres que controla el número de días libres por semana y la colocación de días libres en los fines de semana. Los dos últimos días de la semana laboral se definen implícitamente como días de fin de semana.
Selecciona la Zona horaria para este empleado. La zona horaria del agente controla cómo ve cosas como los turnos y la dotación de personal. En algunas áreas del producto, las horas siempre se muestran según la zona horaria del empleado. En otras áreas, es posible seleccionar la zona horaria de visualización. La zona horaria proviene de la base de datos IANA.
En la lista desplegable un gerente de reportes, para buscar un nombre, introduzca un mínimo de tres caracteres. Luego, seleccione el nombre.
Si el empleado es un agente que será programado dentro de Calabrio WFM, selecciona el interruptor Empleado a programar. Cuando lo haces, se muestran más campos, descritos a continuación.

Si el empleado es un usuario que no será programado dentro de Calabrio WFM, haz clic en Guardar.
Selecciona a qué Site/Equipo pertenecerá el empleado.
Selecciona un Contrato, Planificación por Contrato y un Porcentaje de Tiempo Parcial para el empleado.

El objetivo de tiempo de contrato del empleado para cada período de horario se calcula en función de estas tres configuraciones.
Selecciona qué Skills (Habilidades) tiene el empleado. Las habilidades seleccionadas se enumeran en la columna Skills.
Selecciona el Bolso de turnos para seleccionar turnos para el empleado.
Para aprobar las solicitudes de ausencia del empleado según el presupuesto permitido, selecciona un Grupo de presupuesto. Para cargar automáticamente el personal empleado al crear presupuestos de personal, los empleados deben estar conectados a un grupo presupuestario.
Haz clic en Guardar.

Agregue un gerente de reportes para uno o más agentes

Busque y seleccione a los agentes.
Haga clic en Acciones.
Haga clic en Establecer el gerente de reportes.
En la lista desplegable un gerente de reportes, para buscar un nombre, introduzca un mínimo de tres caracteres. Luego, seleccione el nombre.
Haga clic en Guardar.

Mover agentes a un nuevo equipo

Encuentra y selecciona los agentes que están cambiando de equipo según las instrucciones anteriores.
Haz clic en Acciones y selecciona Establecer equipo.
Selecciona una Fecha efectiva. La fecha efectiva es el día en que los agentes se trasladan al nuevo equipo.
Selecciona el Equipo al que se unirán los agentes.
Haz clic en Guardar.

Cambiar detalles de contrato los para agentes

Encuentra y selecciona los agentes para cambiar el contrato, horario del contrato o porcentaje de tiempo parcial según las instrucciones anteriores.
Haz clic en Acciones y selecciona Establecer detalles sobre empleo.
Selecciona una Fecha efectiva. La fecha efectiva es el día en que entran en vigor los nuevos detalles de empleo.
Selecciona el nuevo Contrato, Planificación por Contrato o Porcentaje de Tiempo Parcial a aplicar.
Haz clic en Guardar.

Cambiar un usuario a agente

Cambia un usuario a un agente que pueda ser programado a partir de la fecha efectiva seleccionada.

Encuentra y selecciona los usuarios a los que agregar un equipo, un contrato, un horario de contrato y porcentaje de tiempo parcial según las instrucciones anteriores.
Haz clic en Acciones y selecciona Establecer detalles sobre empleo.
Selecciona una Fecha efectiva. La fecha efectiva es el día en que entran en vigor los nuevos detalles de empleo.
Selecciona el nuevo Equipo, Contrato, Planificación por Contrato y Porcentaje de Tiempo Parcial a aplicar.
Haz clic en Guardar.

Cambiar la bolsa de turnos para agentes

Una bolsa de turnos es un conjunto de turnos que se pueden asignar a un agente en la programación automática.

Encuentra y selecciona los agentes para cambiar el grupo de turnos según las instrucciones anteriores.
Haz clic en Acciones y selecciona Establecer bolsa de turnos.
Selecciona una Fecha efectiva. Los agentes se programan con turnos de la nueva bolsa de turnos a partir de la fecha efectiva.
Selecciona la Bolsa de turnos a aplicar a los agentes.
Haz clic en Guardar.

Asignar un nuevo presupuesto de Agentes

Los presupuestos de Agentes se utilizan para crear presupuestos de personal a largo plazo y para configurar las asignaciones de solicitudes de ausencia para los agentes que pertenecen al grupo presupuestario.

NOTA Cuando cambias un presupuesto de Agentes, cualquier ausencia programada previamente se resta del presupuesto permitido del nuevo presupuesto, y el lugar se libera nuevamente en el presupuesto anterior.

Encuentra y selecciona los agentes a los que asignar un nuevo presupuesto según las instrucciones anteriores.
Haz clic en Acciones y selecciona Establecer grupo de presupuestos.
Selecciona una Fecha efectiva. Los agentes pertenecerán al nuevo presupuesto a partir de la fecha efectiva.
Selecciona el Grupo de presupuesto para asignar a los agentes.
Haz clic en Guardar.

Asignar un conjunto de control de flujo de trabajo a los agentes

Los conjuntos de control de flujo de trabajo son reglas que definen principalmente cuándo los agentes pueden realizar ciertas tareas y qué reglas y validaciones aplicar para esas tareas.

NOTA No hay una fecha efectiva para los conjuntos de control de flujo de trabajo. Los cambios entran en vigor de inmediato.

Encuentra y selecciona los agentes a los que asignar un conjunto de control de flujo de trabajo según las instrucciones anteriores.
Haz clic en Acciones y selecciona Establecer ajustes de control de flujo de trabajo.
Selecciona el Workflow control set (Ajuste de control de flujo de trabajo) para asignar a los agentes seleccionados.
Haz clic en Guardar.

Agregar habilidades a los agentes

Agrega habilidades adicionales a los agentes. Las habilidades que agregas se cuentan como habilidades activas con una competencia del 100%.

Encuentra y selecciona los agentes a los que agregar habilidades según las instrucciones anteriores.
Haz clic en Acciones y selecciona Añadir habilidades.
Selecciona una Fecha efectiva. Las habilidades se agregan a los agentes seleccionados a partir de la fecha efectiva.
Haz clic en el campo Habilidades para añadir y selecciona qué habilidades agregar.
Haz clic en Añadir.

Eliminar habilidades de los agentes

Encuentra y selecciona los agentes a los que eliminar habilidades según las instrucciones anteriores.
Haz clic en Acciones y selecciona Quitar habilidades.
Selecciona una Fecha efectiva. Las habilidades se eliminan de los agentes seleccionados a partir de la fecha efectiva.
Haz clic en el campo Habilidades para quitar y selecciona qué habilidades eliminar.
Haz clic en Eliminar.

Editar fecha de inicio, nota o columnas opcionales con copiar y pegar

Cambia la fecha de inicio, nota o cualquier valor de columna opcional para varios usuarios a la vez.

NOTA Se debe establecer un número de empleo para que los usuarios cambien sus valores mediante copiar y pegar.

Encuentra y selecciona los agentes para editar valores según las instrucciones anteriores.
Haz clic en Acciones y selecciona Editar con copiar/pegar.
Selecciona qué Columna a editar.
Haz clic en Copiar valores actuales al portapapeles.
Abre un software de hojas de cálculo, por ejemplo, Google Sheets o Microsoft Excel.
Pega tus valores copiados.
Ingresa los nuevos valores en la columna Nuevo valor.

NOTA Cuando cambias la fecha de inicio de los usuarios, la nueva fecha de inicio debe ingresarse en el formato YYYY-MM-DD.
Selecciona las cuatro columnas y copia los valores.
Regresa a la herramienta Personas y haz clic en Pegar valores al portapapeles.
Pega los valores en el Área para pegar.
Revisa la vista previa de los valores pegados para asegurarte de que se vean correctos.

Si algún valor está resaltado en rojo, estos valores no se guardarán. Esto puede deberse a que el formato de fecha no es correcto, porque el usuario no tiene un número de empleo o porque más de un usuario tiene el mismo número de empleo.
Haz clic en Insertar los valores pegados.

Si hay valores que no se pueden guardar, la fila se resalta en rojo y se muestra la razón en la columna de Error.
Haz clic en Guardar.

Establecer una fecha de salida

Esto elimina inmediatamente cualquier dato de horario para fechas posteriores a la fecha de salida.

Encuentra y selecciona los agentes para los que establecer una fecha de salida según las instrucciones anteriores.
Haz clic en Acciones y selecciona Establecer fecha de salida.
Selecciona una Fecha efectiva. La fecha de salida de los agentes se establece en esta fecha.
Haz clic en Guardar.
Haz clic en OK para confirmar.