Revoir les demandes d’absence et les demandes par SMS

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WFM peut traiter automatiquement la plupart des demandes d’absence des agents. Cependant, si vous souhaitez examiner les demandes d’absence traitées automatiquement ou si vous souhaitez approuver ou refuser manuellement ces demandes, vous devez utiliser l’outil web « Demandes ». Par exemple, vous pouvez recourir à cet outil si vous souhaitez gérer manuellement une période de congés ou une période de forte activité. Les demandes par SMS requièrent toujours une approbation manuelle. Vous pouvez utiliser les filtres de fuseau horaire en bas de la page pour afficher les données dans votre fuseau horaire ou dans celui de la demande. Le menu déroulant Colonnes vous permet de choisir les colonnes visibles dans le tableau. Chaque colonne dispose aussi d’un menu déroulant pour déplacer une colonne ou trier les données par ordre alphabétique.

REMARQUE    il n’est pas possible d’approuver une demande que vous avez déjà refusée. Vous pouvez soit ajouter manuellement l’absence dans l’emploi du temps de l’agent, soit demander à l’agent de soumettre à nouveau sa demande.

Prérequis

  • Vous disposez de l’autorisation Web > Demandes pour accéder à l’outil Demandes.

  • Certaines fonctionnalités de l’outil Demandes nécessitent des autorisations supplémentaires :

    • Annuler demande : pour annuler une demande d’absence précédemment approuvée.
    • Approuver/Refuser La Demande : pour approuver ou refuser des demandes.
    • Répondre à la demande : pour envoyer un SMS à l’agent demandeur (par exemple, pour demander des précisions), sans changer le statut de la demande.
  • Vous disposez de l’autorisation Fonctions universelles > Voir plannings pour consulter les plages de travail correspondant aux jours des demandes.

Emplacement de la page

WFM > Demandes > onglet Absence et Texte

Procédures

Sélectionner une équipe/site et une période

Sélectionnez les équipes ou sites concernés, ainsi que la période à couvrir, avant d’examiner et d’approuver ou refuser des demandes.

  1. Cliquez sur Site/Equipe. Si des équipes sont déjà sélectionnées, le champ affiche les équipes sélectionnées.
  2. Sélectionnez via « Pages de groupe ».
  3. Cochez les cases des sites, équipes ou groupes à ouvrir.
  4. S’il y a beaucoup d’éléments, utilisez la fonction de recherche. Les demandes de la semaine en cours, émises par les agents des équipes/sites sélectionnés, s’affichent.

  5. Pour modifier la période, sélectionnez une nouvelle date de début et une date de fin dans le calendrier.

    REMARQUE   la date sélectionnée détermine les agents dont les demandes sont affichées. Par exemple, si vous examinez les demandes de l’équipe A, la liste montrera les demandes émises par les agents de l’équipe A à la date sélectionnée.

Filtrer la liste des demandes

Utilisez les filtres pour affiner la recherche.

  1. Ouvrez le menu sous Type et cochez les types d’absence à afficher.
  2. Cliquez sous Objet ou Message et saisissez du texte pour filtrer ces colonnes.
  3. Ouvrez le menu sous Statut et cochez les statuts à afficher.

REMARQUE   par défaut, la liste affiche uniquement les demandes en statut Pending ou Waitlisted.

Approuver ou refuser une demande d’absence

Lorsqu’une demande d’absence est approuvée, l’absence est ajoutée automatiquement à l’emploi du temps de l’agent. L’agent reçoit un message, que la demande soit acceptée ou refusée. Pour inclure une réponse écrite, voir Répondre à une demande. Les modifications sur la demande ne sont pas possibles.

  1. Sélectionnez les équipes/sites et la période.

  2. Analysez les infos dans le tableau pour décider d’approuver ou refuser.

    • Consultez les colonnes Objet et Message pour les informations fournies par l’agent.
    • Vérifiez la colonne Raison du refus, s’il y en a.
    • Contrôlez le solde de compte dans la colonne Account details.
    • Cliquez sur Voir la permission, choisissez le groupe budgétaire de l’agent et la semaine concernée pour vérifier les droits.
    • Si l’agent se trouve dans un autre fuseau horaire, sélectionnez un autre fuseau horaire dans la liste déroulante Point de vue (fuseau horaire) pour afficher les demandes dans le fuseau horaire de l’agent.
    • Cliquez sur le bouton menu à l’extrême droite de la barre d’en-tête pour afficher des colonnes supplémentaires.
  3. Utilisez l’outil Couverture pour évaluer la disponibilité d’une absence.
  4. Cochez les demandes à approuver ou refuser.
  5. Cliquez sur Approuver ou Refuser pour changer leur statut.

Approuver ou refuser une demande par SMS

Lorsqu’une demande par SMS est approuvée, un message automatique est envoyé à l’agent. Pour ajouter une réponse écrite, voir Répondre à une demande.

  1. Sélectionnez les agents et une période.
  2. Décidez d’approuver ou refuser en vous basant sur les colonnes Objet et Message.
  3. Cochez la demande concernée.
  4. Cliquez sur Approuver ou Refuser.

REMARQUE   approuver une demande par SMS ne modifie pas automatiquement l’emploi du temps.

Annuler une demande d’absence

Si la situation change, vous pouvez annuler une demande d’absence déjà approuvée. L’absence sera supprimée du planning et l’agent en sera informé.

  1. Sélectionnez les agents et une période.
  2. Filtrez pour afficher seulement les demandes Approuvées.
  3. Cochez la demande à annuler.
  4. Cliquez sur Annuler.
  5. Cliquez sur Oui pour confirmer.

REMARQUE   le paramètre dans le workflow définissant la date limite d’annulation par l’agent s’applique uniquement aux demandes annulées par l’agent.

Répondre à une demande

Utilisez l’option Répondre pour envoyer un SMS à l’agent, par exemple pour demander une précision ou expliquer une décision. Vous pouvez envoyer un message seul, ou envoyer un message et en même temps approuver, refuser ou annuler la demande.

  1. Sélectionnez les agents et une période.
  2. Cochez la demande à laquelle répondre.
  3. Cliquez sur Répondre.
  4. Rédigez votre message et choisissez l’une des options : Répondre et approuver, Répondre et refuser, Répondre et Annuler ou simplement Répondre. Notez que ces options n’ont pas d’impact sur le statut.

Traiter manuellement la liste d’attente

La liste d’attente des demandes d’absence est traitée périodiquement, mais pas automatiquement après un changement de prévision ou d’allocation budgétaire. Dans ces situations, vous pouvez lancer manuellement le traitement pour approuver automatiquement les demandes possibles.

  1. Cliquez sur Traiter les demandes.
  2. Sélectionnez la période concernée. Toutes les demandes contenant une date dans cette période seront validées selon le workflow, et approuvées si possible.

  3. Cliquez sur Démarrer.

    Le processus s’effectue en tâche de fond et peut prendre un certain temps avant la fin. Les agents reçoivent une notification dans MyTime si leur demande est approuvée ou refusée. Si la demande est approuvée, l’absence sera ajoutée au planning.

REMARQUE   vous pouvez contourner l’ordre de la liste d’attente, par exemple si une personne demande un congé pour un motif important (funérailles). Il suffit de sélectionner cette demande et de cliquer sur Approuver.