Besprechungen verwalten (Meetings-Tool)

English

Verwenden Sie das Meetings-Tool im Web, um einen Überblick über geplante Besprechungen zu erhalten und Besprechungen für eine oder mehrere Personen in der Organisation zu planen.

Die Art der Besprechung wird durch ein Symbol angezeigt:

• —Einmalige Besprechungen.
• —1:1-Besprechungen.
• —Besprechungen, die Teil einer wiederkehrenden Serie sind.
• —Besprechungen, die ursprünglich Teil einer Serie waren, aber bearbeitet wurden und nicht mehr der Serie folgen.

Besprechungen können auch über das Pläne-Tool hinzugefügt und geplant werden.

Die Besprechungen werden in allen Ansichten angezeigt, in denen Schichten im Detail dargestellt werden. Ein Tooltip zeigt das Thema, die Zeit, den Ort und die Agenda der Besprechung an. In der Tagesansicht im WFM-Client-Planungsmodul werden Besprechungen mit einem kleinen schwarzen Pfeil gekennzeichnet.

HINWEIS   Besprechungen, die im Besprechungsmodul des Clients erstellt wurden, können nicht im Web-Meetings-Tool verwaltet werden, und Besprechungen, die im Web-Meetings-Tool erstellt wurden, können nicht im Besprechungsmodul des Clients verwaltet werden.

HINWEIS   Besprechungen können nur im Standardszenario geplant werden.

Voraussetzungen

• Sie verfügen über die Berechtigung Web > Meetings.
• Aktivitäten sind erstellt.

Seitenposition

WFM > Meetings

Verfahren

Geplante Besprechungen anzeigen

Wenn Sie Meetings öffnen, wird die Wochenansicht mit der aktuellen Woche angezeigt.

1. Wenden Sie Filter an, um Besprechungen anzuzeigen. Siehe unten, wie man filtert.
2. Wählen Sie ein Datum im Kalender aus oder navigieren Sie mit den Pfeilen.
3. Wechseln Sie zur bevorzugten Ansicht: Month, Week, Work week, Day, oder Agenda.

Ansicht in Besprechungen filtern

Sie müssen die Ansicht filtern, um geplante Besprechungen anzuzeigen. Die Ansicht wird automatisch aktualisiert, wenn Sie einen Filter hinzufügen.

• Wählen Sie einen oder mehrere der folgenden Parameter aus, um Besprechungen anzuzeigen:

  • Standorte, Teams oder Personen im Feld Participants.
  • Benutzer im Feld Created by. Der angemeldete Benutzer wird oben in der Liste angezeigt.
  • Aktivitäten im Feld Activity.
  • Wiederkehrende Besprechung oder Einzelbesprechung im Feld Type of meeting.

HINWEIS   Wenn Sie eine Nachricht sehen, die besagt, dass Sie mehr Filter anwenden sollen, gibt es zu viele Besprechungen, um sie in der ausgewählten Ansicht und dem ausgewählten Zeitraum anzuzeigen. Versuchen Sie, spezifischere Filter hinzuzufügen.

HINWEIS   Wenn die Besprechungen transparent sind, werden sie derzeit synchronisiert.

Eine einmalige Besprechung planen

1. Stellen Sie sicher, dass Sie die Zeitzone auswählen, in der die Besprechung erstellt werden soll.
2. Klicken Sie auf New meeting und wählen Sie Meeting oder doppelklicken Sie auf die Zeit und den Tag, für die Sie die Besprechung erstellen möchten.
3. Geben Sie einen Title ein. Dieses Feld ist erforderlich, um die Besprechung zu speichern.
4. Passen Sie die Start- und Endzeit an und wählen Sie das Datum aus. 30-Minuten-Schritte werden als Vorschläge aufgeführt, aber Sie können jede Zeit manuell eingeben.

5. Wählen Sie eine Activity für die Besprechung aus.

   BEISPIEL   Erstellen Sie eine Besprechung und wählen Sie die Aktivität "Teambesprechung", um den Zweck der Besprechung zu verdeutlichen.

   Die Liste der verfügbaren Aktivitäten enthält die Aktivitäten, die Vertragszeit sind, aber nicht mit einer Fähigkeit verbunden sind. Die ausgewählte Aktivität wird angezeigt, wenn man sich die Schichtdetails ansieht.

6. Geben Sie einen Location ein.

7. Wählen Sie Participants aus, indem Sie Standorte, Teams oder Personen auswählen.

   • Wenn Sie Teilnehmer basierend auf ihren Fähigkeiten auswählen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Filter und wählen Sie Fähigkeiten oder Fähigkeitsgruppen aus.
   • Klicken Sie auf das Feld Participants und wählen Sie dann Standorte, Teams oder Personen aus.
   • Die von Ihnen ausgewählten Personen werden im Feld Participants angezeigt.
   • Klicken Sie auf das X, um eine Person von der Besprechung auszuschließen.

   Wenn Sie eine externe Teilnehmerliste haben, können Sie diese kopieren und einfügen, um sie in die Besprechung einzubeziehen. Siehe den Abschnitt Teilnehmer aus einer externen Liste importieren unten für weitere Informationen.

8. Geben Sie eine Besprechungsagenda im Feld Agenda ein. Die Agenda ist für die Teilnehmer sichtbar. Wenn Sie eine URL hinzufügen, können sie darauf klicken, um sie leicht zu erreichen.
9. Geben Sie bei Bedarf eine Internal note ein. Interne Notizen sind nur für Benutzer mit Berechtigung für Meetings sichtbar.
10. Klicken Sie auf Save.

HINWEIS   Eine Warnung wird angezeigt, wenn die Besprechung Aktivitäten überdeckt, die für die ausgewählten Teilnehmer nicht überschrieben werden können. Sie können wählen, ob die Besprechung über diese Aktivitäten gelegt oder ob diese Aktivitäten verschoben werden sollen.

Eine Serie wiederkehrender Besprechungen planen

Sie können wiederkehrende Besprechungen nur für ein Jahr ab dem Startdatum erstellen. Wenn Sie z. B. eine Besprechung für den 5. Dezember 2023 erstellen, kann die Serie bis maximal 4. Dezember 2024 laufen.

1. Zeitzone auswählen.
2. Auf New meeting > Meeting klicken oder Zeit/Tag doppelklicken.
3. Title eingeben (Pflichtfeld).
4. Start-/Endzeit und Datum wählen. 30-Minuten-Schritte werden als Vorschläge aufgeführt, Sie können die Zeit jedoch jederzeit manuell eingeben.

5. Wählen Sie eine Activity für das Meeting aus.

   BEISPIEL   Erstellen Sie ein Meeting und wählen Sie die Aktivität „Teammeeting“ aus, um den Zweck des Meetings zu klären.

   Die Liste der verfügbaren Tätigkeiten enthält die Tätigkeiten, die Vertragszeit sind, aber nicht mit einer Fertigkeit verknüpft sind. Die ausgewählte Tätigkeit wird in den Schichtdetails angezeigt.

6. Location eingeben.

7. Participants auswählen (Standorte, Teams, Personen).

   • Wenn Sie Teilnehmer basierend auf ihren Fähigkeiten auswählen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Filtern und wählen Sie Fähigkeiten oder Fähigkeitsgruppen aus.
   • Klicken Sie auf das Feld Participants und wählen Sie dann Standorte, Teams oder Personen aus.
   • Die von Ihnen ausgewählten Personen werden im Feld Participants angezeigt.
   • Klicken Sie auf das X, um eine Person vom Meeting auszuschließen.

   Wenn Sie über eine externe Teilnehmerliste verfügen, können Sie diese kopieren und einfügen, um sie in das Meeting einzubinden. Weitere Informationen finden Sie weiter unten im Abschnitt Teilnehmer aus einer externen Liste importieren.

8. Geben Sie eine Besprechungsagenda im Feld Agenda ein. Die Agenda ist für die Teilnehmer sichtbar. Wenn Sie eine URL hinzufügen, können die Teilnehmer darauf klicken, um sie leicht aufzurufen.

9. Wählen Sie eine Recurrence und ein Muster für die Wiederholung aus. Die Alternativen sind:

   • Every day, um die Besprechung alle 1 bis 10 Tage zu wiederholen.
   • Every workday, um die Besprechung an einem oder mehreren ausgewählten Tagen von Montag bis Sonntag zu wiederholen.
   • Every week, um die Besprechung alle 1 bis 10 Wochen an einem oder mehreren ausgewählten Tagen von Montag bis Sonntag zu wiederholen.
   • Every month, um die Besprechung alle 1 bis 10 Monate an einem ausgewählten Datum des Monats oder an einem ausgewählten Wochentag in einer bestimmten Woche des Monats zu wiederholen.
10. Wählen Sie aus, an welchem Datum die Besprechungsreihe Ends. Die maximale Dauer einer Serie von wiederkehrenden Besprechungen beträgt ein Jahr ab dem ersten Startdatum.
11. Geben Sie bei Bedarf eine Internal note ein. Interne Notizen sind nur für Benutzer mit der Berechtigung für Meetings sichtbar.
12. Klicken Sie auf Save.

HINWEIS   Es wird eine Warnung angezeigt, wenn die Besprechung mit nicht überschreibbaren Aktivitäten der ausgewählten Teilnehmer kollidiert. Sie können wählen, ob die Besprechung über nicht überschreibbare Aktivitäten gelegt oder ob diese für die Teilnehmer verschoben werden sollen.

1:1-Besprechungen planen

HINWEIS   Sowohl die Teilnehmer als auch der Gastgeber müssen geplante Schichten haben, bevor Sie 1:1-Besprechungen planen können.

HINWEIS   Innerhalb derselben 1:1-Serie werden die Besprechungen mit einem Abstand von 15 Minuten zwischen den einzelnen Besprechungen geplant.

1. Stellen Sie sicher, dass Sie die Zeitzone auswählen, in der die Besprechungen erstellt werden sollen.
2. Klicken Sie auf New meeting und wählen Sie 1:1 meeting.
3. Geben Sie einen Title ein. Dieses Feld ist erforderlich, um die Besprechung zu speichern.

4. Konfigurieren Sie den Meeting period. Dies ist der Datumszeitraum, für den 1:1-Besprechungen geplant werden sollen.

   HINWEIS   Wenn Sie z. B. eine 1:1-Besprechung pro Kalenderwoche planen möchten, wählen Sie den ersten Tag der Woche als Startdatum.

5. Konfigurieren Sie, zu welcher Time of day die 1:1-Besprechungen geplant werden sollen.
6. Wählen Sie die Meeting length, die verwendet werden soll.

7. Wählen Sie eine Activity für die Besprechung aus.

   BEISPIEL   Erstellen Sie die Besprechung und wählen Sie die Aktivität „1:1-Besprechung“ aus, um den Zweck der Besprechung zu verdeutlichen.

   Die Liste verfügbarer Aktivitäten enthält Aktivitäten, die Vertragszeit sind, aber nicht mit einer Fähigkeit verknüpft sind. Die ausgewählte Aktivität wird angezeigt, wenn man sich die Schichtdetails ansieht.

8. Geben Sie einen Location ein.

9. Wählen Sie Participants aus, indem Sie Standorte, Teams oder Personen auswählen.

   • Wenn Sie Teilnehmer basierend auf ihren Fähigkeiten auswählen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Filtern und wählen Sie Fähigkeiten oder Fähigkeitsgruppen aus.
   • Klicken Sie auf das Feld Participants und wählen Sie dann Standorte, Teams oder Personen aus.
   • Die von Ihnen ausgewählten Personen werden im Feld Participants angezeigt.
   • Klicken Sie auf das X, um eine Person von der Besprechung auszuschließen.

   Wenn Sie eine externe Liste mit Teilnehmern haben, können Sie sie kopieren und einfügen, um sie in die Besprechung einzubeziehen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Teilnehmer aus einer externen Liste importieren weiter unten.

10. Wählen Sie einen Host für die Besprechung aus. Dies ist die Person, mit der die Teilnehmer ihr 1:1 haben.
11. Geben Sie eine Besprechungsagenda im Feld Agenda ein. Die Agenda ist für die Teilnehmer sichtbar. Wenn Sie eine URL hinzufügen, können sie darauf klicken, um sie leicht aufzurufen.

12. Wählen Sie, wie oft die 1:1-Besprechungen Recur werden sollen.

    BEISPIEL   Planen Sie eine 1:1-Besprechung alle zwei Wochen, indem Sie „1 Mal alle 2 Wochen“ auswählen.

13. Geben Sie bei Bedarf eine Internal note ein. Interne Notizen sind nur für Benutzer mit Zugriff auf das Meetings-Tool sichtbar.

14. Klicken Sie auf Save.

    HINWEIS   Wenn nicht alle Vorkommen für alle ausgewählten Teilnehmer geplant werden können, wird für jeden Teilnehmer eine Nachricht mit der Anzahl der nicht speicherbaren Vorkommen angezeigt. Klicken Sie auf die Nachricht, um sie zu erweitern und weitere Details anzuzeigen. Sie können die Besprechung nicht speichern, bis diese Probleme behoben wurden. Nehmen Sie Anpassungen z. B. am Besprechungszeitraum, an der Besprechungsdauer, an der Teilnehmerliste oder an der Wiederholungshäufigkeit vor, um die Probleme zu lösen, und klicken Sie dann erneut auf Save.

e-Learning-Sitzungen planen

E-Learning-Sitzungen werden auf Aktivitäten geplant, die mit einer Fähigkeit verknüpft sind, und zu Zeiten, zu denen sie die geringsten negativen Auswirkungen auf die Personalbesetzung haben.

HINWEIS   Sie können e-Learning-Sitzungen für die nächsten sieben Wochen planen, da für diesen Zeitraum detaillierte Personalinformationen verfügbar sind.

BESTE PRAKTIKEN   Es dauert bis zu einer Stunde, bis Änderungen im Modul „Pläne“ im WFM-Client die Personalinformationen im Web aktualisieren. Wenn daher Änderungen im Modul „Pläne“ vorgenommen wurden, die sich erheblich auf die Personalbesetzung auswirken, warten Sie eine Stunde oder stellen Sie sicher, dass die Personalinformationen in den Web-Tools mit den Informationen im Modul „Pläne“ des WFM-Clients übereinstimmen, bevor Sie die e-Learning-Sitzungen planen.

1. Stellen Sie sicher, dass Sie die Zeitzone auswählen, in der die e-Learning-Sitzungen hinzugefügt werden sollen.
2. Klicken Sie auf New meeting und wählen Sie E-learning.
3. Geben Sie einen Title ein. Dieses Feld ist erforderlich, um das e-Learning zu speichern.
4. Konfigurieren Sie den Meeting period. Dies ist der Datumszeitraum, für den das e-Learning geplant werden soll. Die ausgewählten Agenten erhalten während dieses Zeitraums jeweils eine e-Learning-Sitzung.

5. Konfigurieren Sie, zu welcher Time of day das e-Learning geplant werden soll.

   Sie können bei Bedarf unterschiedliche Zeiten für die Wochentage festlegen. Deaktivieren Sie den Schalter Same time for all days und legen Sie den Zeitraum für jeden Wochentag fest. Deaktivieren Sie den Schalter für einen Tag, um diesen Tag vollständig auszuschließen.

6. Wählen Sie die Meeting length, die für die e-Learning-Sitzungen verwendet werden soll.
7. Geben Sie eine Minimum continuous work time ein, um sicherzustellen, dass Agenten eine bestimmte Mindestzeit produktiv auf einer Aktivität verbringen, bevor und nachdem sie eine e-Learning-Sitzung absolvieren. Diese Einstellung ist optional.

8. Wählen Sie eine Activity für die Besprechung aus.

   Die Liste verfügbarer Aktivitäten enthält Aktivitäten, die Vertragszeit sind, aber nicht mit einer Fähigkeit verknüpft sind. Die ausgewählte Aktivität wird angezeigt, wenn man sich die Schichtdetails ansieht.

9. Wählen Sie Participants aus, indem Sie Standorte, Teams oder Personen auswählen.

   • Wenn Sie Teilnehmer basierend auf ihren Fähigkeiten auswählen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Filtern und wählen Sie Fähigkeiten oder Fähigkeitsgruppen aus.
   • Klicken Sie auf das Feld Participants, und wählen Sie dann Standorte, Teams oder Personen aus. Die von Ihnen ausgewählten Personen werden im Feld Participants angezeigt.
   • Klicken Sie auf das X, um eine Person von der Besprechung auszuschließen.

   Wenn Sie eine externe Liste mit Teilnehmern haben, können Sie sie kopieren und einfügen, um sie in die Besprechung einzubeziehen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Teilnehmer aus einer externen Liste importieren weiter unten.

10. Fügen Sie Thresholds hinzu, um eine Personalbesetzungsgrenze für die Planung von e-Learning-Sitzungen festzulegen.

    1. Klicken Sie in das Feld Thresholds und wählen Sie dann die Fähigkeiten aus, für die die Personalbesetzung geprüft werden soll. Die den ausgewählten Teilnehmern zugewiesenen Fähigkeiten werden im Abschnitt Participant skills angezeigt.

       HINWEIS   Wenn Agenten mehrere Fähigkeiten besitzen, kann die Planung von e-Learning-Sitzungen für die Teilnehmer indirekt die Personalbesetzung für andere Fähigkeiten beeinträchtigen.

    2. Geben Sie den Critical understaffing für jede ausgewählte Fähigkeit ein. Das bedeutet, dass eine e-Learning-Sitzung nicht geplant wird, wenn sie dazu führen würde, dass die Personalbesetzung unter den Schwellenwert fällt.
11. Geben Sie eine Besprechungsagenda im Feld Agenda ein. Die Agenda ist für die Teilnehmer sichtbar. Wenn Sie eine URL hinzufügen, können sie darauf klicken, um sie leicht aufzurufen.
12. Geben Sie bei Bedarf eine Internal note ein. Interne Notizen sind nur für Benutzer mit Zugriff auf das Besprechungs-Tool sichtbar.
13. Klicken Sie auf Save.

14. Verfolgen Sie im Meeting series die von Ihnen geplanten e-Learning-Sitzungen. Wenn der Status Succeeded lautet, wurden allen ausgewählten Agenten e-Learning-Sitzungen zugewiesen.

    Wenn eine Warning angezeigt wird, konnten nicht für alle ausgewählten Agenten e-Learning-Sitzungen geplant werden. Der häufigste Grund ist, dass der Agent während des Besprechungszeitraums keine geplante Schicht hat, zum Beispiel weil er im Urlaub ist.

    • Klicken Sie auf Show details, um zu sehen, für welche Agenten das e-Learning nicht geplant werden konnte.

      Die Spalte Reason enthält für jeden Agenten Informationen darüber, warum das e-Learning für ihn nicht geplant werden konnte. Dies hilft Ihnen zu verstehen, welche Anpassungen erforderlich sind, um zu versuchen, diese Agenten neu zu planen.

    • Wählen Sie auf der Registerkarte Unscheduled agents die Agenten aus, die Sie neu planen möchten, und klicken Sie auf Reschedule.
    • Passen Sie den Meeting period oder die Time of day an und klicken Sie auf Save, um einen neuen Versuch zu starten, e-Learning-Sitzungen für die Agenten zu planen.

Eine geplante Besprechung bearbeiten

1. Klicken Sie auf die Besprechung, um sie zu bearbeiten.
2. Klicken Sie im neuen Fenster auf Edit.

3. Wenn es sich um eine wiederkehrende Besprechung handelt, wählen Sie aus, welche Besprechungen Sie bearbeiten möchten.

   • This instance—Aktualisiert die Besprechungsdetails nur für diese Instanz. Diese Instanz gehört dann nicht mehr zur Serie. Sie kann dann nur noch durch Bearbeiten dieser speziellen Besprechung aktualisiert werden. Sie wird nicht aktualisiert, wenn die Serie bearbeitet wird.
   • Entire series—Aktualisiert die Besprechungsdetails für alle Besprechungen in der Serie, einschließlich früherer Instanzen.
   • This and following—Aktualisiert die ausgewählte Besprechung und alle folgenden Besprechungen in der Serie, belässt frühere Besprechungen in der Serie jedoch unverändert.
   • This day and following for all participants—Aktualisiert alle 1:1-Besprechungen in der Serie, die an diesem Tag oder an einem der folgenden Tage im Besprechungszeitraum geplant sind, belässt frühere Besprechungen in der Serie jedoch unverändert.
4. Klicken Sie auf Edit.
5. Aktualisieren Sie die Besprechung mit den neuen Details.
6. Klicken Sie auf Save.

Teilnehmer aus einer externen Liste importieren

Wenn Sie eine externe Liste mit Teilnehmern haben, zum Beispiel in Microsoft Excel, können Sie diese kopieren und einfügen, um sie in die Besprechung einzubeziehen. Die Teilnehmer müssen einem Team angehören, um importiert werden zu können.

1. Klicken Sie auf die Import-Schaltfläche.
2. Kopieren Sie die Namen oder E-Mail-Adressen der Teilnehmer aus der externen Liste und fügen Sie sie in das Importfeld ein. Die Namen oder E-Mail-Adressen müssen durch Semikolons getrennt sein.

3. Klicken Sie auf Check names.

   • Für jeden Namen oder jede E-Mail-Adresse, die einem Benutzer in Calabrio WFM zugeordnet werden kann, wird der Benutzer dem zweiten Feld hinzugefügt.
   • Wenn es Namen oder E-Mail-Adressen gibt, die nicht zugeordnet werden können, wird eine entsprechende Meldung angezeigt.
4. Klicken Sie auf Import, um die Teilnehmer zur Besprechung hinzuzufügen.

Eine Besprechung löschen

1. Klicken Sie auf die Besprechung, die Sie löschen möchten.
2. Klicken Sie im neuen Fenster auf Delete.

3. Wenn es sich um eine wiederkehrende Besprechung handelt, wählen Sie aus, welche Besprechungen Sie löschen möchten.

   • This instance—Nur diese Instanz löschen. Diese Instanz wird dann aus der Serie gelöscht.
   • Entire series—Alle Besprechungen in der Serie löschen, einschließlich früherer Instanzen.
   • This and following—Diese Besprechung und alle folgenden Besprechungen in der Serie löschen, frühere Besprechungen in der Serie jedoch beibehalten.
   • This and following for this participant—Diese 1:1-Besprechung und alle folgenden Besprechungen in der Serie für den ausgewählten Teilnehmer löschen.
   • This day and following for all participants—Alle 1:1-Besprechungen in der Serie löschen, die an diesem Tag oder an einem der folgenden Tage im Besprechungszeitraum geplant sind, frühere Besprechungen in der Serie jedoch beibehalten.
4. Klicken Sie auf Delete, um zu bestätigen, dass Sie löschen möchten.

Mehrere Besprechungen auf einmal löschen

Wählen Sie mehrere Besprechungen aus und löschen Sie sie alle auf einmal für 1:1-Besprechungen, e-Learning-Besprechungen, wiederkehrende Besprechungen und einzelne Besprechungen in der Agenda-Ansicht. Wenn eine ausgewählte Besprechung zu einer Serie gehört, wird nur die ausgewählte Instanz der Besprechung gelöscht. Die anderen Besprechungen in der Serie bleiben unberührt.

1. Klicken Sie auf das Menü in der oberen rechten Ecke, um die Agenda Ansicht auszuwählen.
2. Wählen Sie den Monat aus, mit dem Sie arbeiten möchten.
3. Wählen Sie den Besprechungstyp bzw. die Besprechungstypen aus.
4. Wählen Sie die Kontrollkästchen der zu löschenden Besprechungen aus. Wenn Sie alle Besprechungen für diesen Monat auswählen möchten, klicken Sie auf Select all.
5. Klicken Sie auf Delete selected.
6. Klicken Sie auf Delete, um zu bestätigen.